مدیریت کارکنان چیست؟ ۵ ناگفته درباره منابع انسانی

مدیریت کارکنان و کارمندان و منابع انسانی

مدیریت کارکنان به هیچ وجه سخت نیست؛ اگر با اصول آن آشنا باشید! آیا شما هم می خواهید درباره مدیریت مؤثر کارکنان بیاموزید؟ در قلب موفقیت هر شرکتی، نقش اصلیِ مدیریت قوی نهفته است.

کارفرمایان باید ویژگی های رهبران بزرگ و مدیریت و منتورینگ قوی را از خود نشان دهند تا بهترین ها را از تیم خود انتظار داشته باشند. در این سناریو، یکی از الزامات اصلی ارتقای مدیریت منابع انسانی و مدیریت پرسنل و کارکنان است که فرد را قادر می سازد تا با حداقل هزینه های سربار به کارایی عملیاتی دست یابد. در این راستا با درک عمیق این مفهوم، تسلط سریع بر این جنبه مدیریتی ضروری است.

سایت ایران فاندر در این مقاله تمام تلاش خود را کرده است تا تمام آنچه که مدیران و رؤسای شرکت ها و سازمان ها برای مدیریت مؤثر کارکنان خود نیاز دارند، تحت پوشش قرار دهد.

ما در این مطلب نکات ارزشمندی را در مورد چگونگی بهبود بهره وری کارکنان ارائه خواهیم کرد و ابزارهای عالی برای اجرای آنها را در اختیار شما قرار خواهیم داد. پس توصیه می کنیم تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.

مدیریت کارکنان چیست؟

مدیریت منابع انسانی یا مدیریت کارکنان و کارمندان (به انگلیسی:Employee Management) پروسه و فرآیندهای استخدام، مشارکت و تعامل کارکنان و بررسی عملکرد آنها و… را در بر می گیرد. این پروسه یک فرآیندی است که به کارمندان شما کمک می کند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند و به اهداف تجاری مورد نظر شما دست یابند.

مدیریت منابع انسانی یک فرآیند جامع است که تقریباً همه چیز مربوط به منابع انسانی (به انگلیسی: HR department) و تمام وظایف اساسی این بخش همانند استخدام کارمندان جدید، مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت عملکرد و… را پوشش می دهد تا به کارمندان در انجام یکنواخت کارها کمک کند.

مدیریت HR یا نیروی انسانی
مدیریت نیروی انسانی به چه معناست

مدیریت نیروی انسانی سه حوزه کلیدی را پوشش می دهد:

  • اکتساب (Acquisition): یافتن و استخدام کارمندان و کاندیداهای مناسب
  • تعامل و حفظ (Engagement and Retention): اطمینان از اینکه کارمندان شما خوشحال هستند، با همدیگر ارتباط و تعامل خوبی دارند و تا زمانی که ممکن است در کنار هم هستند! این امر از طریق برقراری ارتباط فعال برای درک نیازها و نگرانی های کارکنان شما و رسیدگی به مشکلات و چالش های آنها به دست می آید.
  • مدیریت عملکرد (Performance Management): سنجش و انجام بررسی های مرتبط با عملکرد کارمندان، کمک به بهبود مستمر آنها و پاداش دادن به کارهای بزرگ و مفیدشان

اهمیت و ۴ مزیت کلیدی مدیریت منابع انسانی

۱- کارایی گردش کار شما را بهبود می بخشد (Improves the Efficiency of Your Workflows)

گردش کار کارآمد (Efficient Workflow) اولین مزیت مدیریت کارآمد کارکنان و نیروی انسانی هر شرکت و سازمانی است. وقتی کارمندان خود را به طور مؤثر مدیریت می کنید، برای ساده سازی گردش کار مشکلی نخواهید داشت. چگونه؟ به سه حوزه کلیدی که در بالا ذکر کردیم، فکر کنید.

شما قادر خواهید بود:

  • کارمندانی را با مجموعه مهارت های مناسب برای انجام کارهای خود استخدام کنید.
  • به راحتی بر فعالیت های آنها نظارت کنید تا مطمئن شوید که کارها به خوبی پیش می روند.
  • با آنها ارتباط مؤثر برقرار کنید تا مطمئن شوید که آنها درک درستی از نوع کارشان و نیازها خواسته های پروژه دارند.
  • آنها را به خاطر کار خوبی که انجام داده اند یا عملکرد خوبی که در انجام کارشان نشان داده اند، تشویق کنید تا انگیزه بیشتری برای کار کردن به آنها بدهید.
  • زمانی که همه چیز طبق برنامه و خواسته شما پیش نمی رود، به طور مؤثر وارد عمل شوید.

به این ترتیب شما افراد و رویکردهایی مناسب را در اختیار خواهید داشت تا اطمینان حاصل کنید که کارها همیشه به خوبی و طبق انتظار شما پیش می‌روند!

پس گردش کار ناکارآمد بزرگترین مانع برای دستیابی به افزایش بهره وری کارکنان و بهره وری کل شرکت است. گردش کار نامناسب زمانی غیر ضروری را به خود اختصاص می دهد و در نتیجه بهره وری را به حداقل می رساند و شفافیت را تحت تأثیر قرار می دهد.

برای دستیابی به حداکثر نتایج و دستاوردها، برنامه ریزی کارآمد و مؤثرِ جریان کار توأم با مشارکت و تعامل کارکنان یک ضرورت است. این امر به نظارت بر کار، برقراری ارتباط مؤثر، هماهنگی کار تیمی و تصمیم گیری بهتر از طریق اطلاعات کمک می کند.

۲- بهره وری و ایجاد انگیزه در کارکنان شما را افزایش می دهد (Boosts Your Employee’s Productivity and Motivation)

کارمندی که احساس می کند از کار او قدردانی نمی شود، بعد از مدتی از کار کردن دلسرد می شود و نسبت به کار خود احساس بی تفاوتی می کند. به همین دلیل است که ایجاد احساس ارزشمندی در کارکنان می تواند به طور قابل توجهی بهره وری کارکنان را بهبود بخشد.

یک سیستم کارآمد برای مدیریت کارکنان به شما کمک می کند تا با کارکنان خود در سطح شخصی ارتباط برقرار کنید و بازخورد آنها را در مورد سیاست ها و فرآیندهای مختلف کسب و کار دریافت کنید.

این کار به آنها نیز کمک می کند تا باور کنند که نظرات آنها در هنگام تصمیم گیری های تجاری مورد توجه قرار می گیرد. این امر به نوبه خود، تعامل کارکنان با مدیریت را بهبود می بخشد زیرا آنها اکنون احساس می کنند که در شرکت حرفی برای گفتن دارند!

دست یابی به حداکثر بهره وری کارکنان تنها از طریق هماهنگی مناسب بین اعضای تیم امکان پذیر است. این کار باعث می شود هیچ گونه ابهام و سردرگمی وجود نداشته باشد. همچنین راه را برای خلق ایده ها و کارهای روان هموار می کند. گردش کار روان منجر به بهره وری بهتر کارکنان می شود.

۳- امنیت داده های شما را تضمین می کند (Ensures the Security of Your Data)

در سال های گذشته، مدیریت امنیت داده ها فقط به امور مالی، حقوقی و تحقیق و توسعه محدود می شد. یعنی قبلاً عمدتاً در بخش‌های خاصی همانند خدمات مالی، قانون، شرکت هایی که سرمایه گذاری هنگفتی در تحقیق و توسعه انجام می دادند و… امنیت داده‌ها در اولویت بود

با این حال با شیوع همه گیری کرونا و رشد تیم های دورکاری، این امر در همه شرکت هایی که نیروی کار فریلنسر و دورکار دارند، اهمیت پیدا کرد و نیاز به مدیریت امنیت داده ها بیشتر شده است. کارمندان دورکار نیاز بیشتری به مدیریت دارند زیرا آنها در سراسر جهان پراکنده هستند.

اکثر کسب و کارها هر روز هزاران داده مهم و محرمانه را مدیریت می کنند. بنابراین چگونه می‌توانید مطمئن شوید که آن فایل‌ها و اسناد مهم، امن باقی می مانند؟ بله درست حدس زدید! با نظارت و مدیریت دقیق کارمندان خود!

یک سیستم مدیریت قوی می تواند به شما در پیگیری اسناد و سایر داده ها کمک کند. این سیستم هر کارمند را به اسنادی که مسئول آن هستند، پیوند می دهد و ناکارآمدی در مدیریت و کنترل داده ها را کاهش می دهد. به این ترتیب دیگر نگران امنیت داده های خود نخواهید بود! و از این رو مدیریت کارکنان امروزه در بخش شرکتی بیشتر و بیشتر مورد توجه قرار می گیرد.

۴- هزینه های کارمندان را کاهش می دهد (Lower Employee Costs)

جابجایی و تعویض کارمندان یا ترک خدمت کارکنان یکی از گران ترین هزینه هایی است که اکثر مشاغل متعهد می شوند. طبق یک مطالعه انجام شده، میانگین هزینه جایگزینی یک کارمند حقوق بگیر، معادل با ۶ تا ۹ ماه حقوق سالانه آنها است.

مثلاً اگر به دنبال جایگزینی مدیری هستید که سالانه ۴۰ هزار دلار درآمد دارد، باید بین ۲۰ تا ۳۰ هزار دلار برای استخدام و هزینه های آموزشی مدیر بعدی هزینه کنید!

خوشبختانه مشارکت و تعامل کارکنان می تواند به این امر کمک کند. به یاد داشته باشید، مدیریت مؤثر کارکنان منجر به ایجاد یک محیط کار شاد و کارکنان شادتر و متعهدتر می شود. به این ترتیب آنها انگیزه بیشتری برای کار خواهند داشت و از شغل خود راضی خواهند بود. و وقتی کارمندان شما در محل کار راضی هستند، احتمال ترک کارشان کمتر است!

این مقاله را حتما بخوانید:  10 عبارتی که رهبران بزرگ هرگز به کارمندان خود نمی گویند!

بسیاری از المان ها همانند جابجایی کارکنان (employee turnover)، هزینه های پایین حفظ کارکنان (low employee retention)، روحیات اخلاقی (morale) و غیره در هزینه های اضافی ادارات و شرکت ها سهیم می باشند. بنابراین یک مدیرعامل خوب باید ابتدا این اقدامات مضر را بررسی کنند تا هزینه های خود را به حداقل برسانند. مدیریت کارکنان می تواند در این زمینه کمک شایانی کند.

مشارکت و تعامل کارکنان که یکی از مهمترین بخش های مدیریت منابع انسانی است، به بررسی همه عوامل فوق کمک می کند. علاوه بر این، می تواند به تقویت روحیه تیم برای خروجی بهتر کمک کند و به نوبه خود هزینه ها را به حداقل برساند.

۵ نکته برای مدیریت کارکنان

نکات فوق، نکاتی بود که اهمیت مدیریت منابع انسانی را نشان می داد. برای دستیابی به تمام آنها باید درک کنیم که چگونه می توان این نوع مدیریت را بهتر و کارآمدتر اجرا و پیاده سازی کرد. برای دست یابی به این هدف:

۱- یک سیاست ارتباط باز اتخاذ کنید (Adopt an Open Communication Policy)

آیا می‌دانستید که ۸۱ درصد از کارمندان، کسب ‌و کار کوچکی را ترجیح می‌دهند که به ارتباطات باز بیشتر از امتیازاتی مانند عضویت در باشگاه، غذای رایگان و… اهمیت و ارزش می دهد؟

ارتباطات باز در هر محیط  کاری بسیار مهم است چون ایده ها را خلق می کند و به جای رقابت، حس رفاقت را به ارمغان می آورد. داشتن روحیه برابری برای اجرای مدیریت صحیح از طریق رهبری بی عیب و نقص حیاتی است. به این ترتیب شما همچنین باید کانال هایی را برای ارتباطات باز طراحی کنید تا مدیریت کارمندان را به طور موثر انجام دهید.

با این حال ارتباط موثر فقط به معنای صحبت و گفتگوی دوستانه نیست. به عنوان یک صاحب کسب و کار، به یک سیستم ساختار یافته نیاز دارید که به کارکنان شما اجازه می دهد نگرانی های خود را بیان کنند. برای این کار:

  • حضور خود را تقویت کنید و شفاف باشید (Be Visible & Transparent)

با اجرای یک سیاست درهای باز، به کارمندان خود اطلاع دهید که همیشه آماده صحبت با آنها هستید. غالباً در دفتر کار خود حضور داشته باشید و زمانی که با کارمندان خود صحبت می کنید، علاقه واقعی خود را به ابن موضوع نشان دهید. ضروری است که به کارمندان این حس را القا کنید که نیازهای آنها اولویت اصلی شماست.

همیشه درهای اتاق خود را برای شنیدن شکایات و مشکلات کارکنان باز نگه دارید. شما باید همیشه دست یاری به سمت کارمندان خود دراز کنید. همچنین تشویق به بازخورد مؤثر در مورد سیاست ها و شیوه های کاری شما در این مورد بسیار حیاتی است.

علاوه بر این باید انتظارات واضحی که از تیم کاری تان را دارید، مستقیماً به آنها بگویید. این کار به اعضای تیم کمک می کند تا نقش و کار خود را درک کنند و نتایج بهینه ای را ارائه دهند. چرا که برنامه ریزی دقیق، ورودی قابل اندازه گیری و ساماندهی همه کارها به درستی تسهیل می شود.

اطلاعات شرکت همانند برنامه های خود برای سه ماه آینده یا آخرین اطلاعات مربوط به معامله بزرگی که انجام خواهید داد را مستقیماً با کارمندان به اشتراک بگذارید. این کار به کارمندان شما اجازه می دهد احساس کنند که در فرآیند تصمیم‌گیری، مشارکت بیشتری دارند. همچنین در آنها نوعی حس اعتماد ایجاد می کند.

توجه: در حالی که افشای برخی از اطلاعات ضروری است، هیچ داده محرمانه ای مانند اطلاعات خاص مشتری را آشکارا به اشتراک نگذارید.

  • بازخورد را تشویق کنید (Encourage Feedback)

گام مهم دیگر برای برقراری یک رابطه صمیمانه با کارمندان این است که کارکنان خود را تشویق کنید تا به شما و سازمان در مورد سیاست ها و فرآیندها بازخورد بدهند. به نظرات کارمندان خود توجه کنید و از نظرات آنها برای شناسایی کم و کاستی ها و اصلاح آنها استفاده کنید. کار کردن فعال بر روی بازخورد کارمندان راهی آسان برای نشان دادن این موضوع است که شما به نظرات و رفاه آنها اهمیت می دهید.

اتخاذ یک سیستم ارتباطی باز
ارتباط صمیمانه بین مدیریت و کارکنان

۲- انتظارات و خواسته هایتان را واضح بیان کنید (Set Clear Expectations)

آیا می دانید چرا اکثر کارمندان، ضعیف عمل می کنند؟ به این دلیل که آنها از نوع کاری که باید انجام دهند، مطمئن نیستند. به این موضوع خوب فکر کنید!

توضیحات نوع کاری که باید انجام شود، به اندازه کافی کارمند را برای حجم کاری آتی خود آماده نمی کند. اگر کسی در مورد کاری که باید انجام دهد، تردید دارد، زمان بیشتری را صرف  انجام و تکمیل کار خواسته شده شما خواهد کرد.

علاوه بر این اگر شرکت شما سیاست ارتباطات باز را تشویق نمی کند، می تواند باعث استرس کاری شده و کارمند سردرگم شده و می تواند کار را اشتباهی انجام دهد!

دپارتمان مدیریت کارکنان و نیروی انسانی قبل از تعیین هر هدف و آرمانی، باید مطمئن شود که چه کاری قرار است انجام شودد. سپس تا حد امکان آن اهداف را به صورت واضح و مشخص به اطلاع پرسنل می رساند. به عنوان مثال اگر می خواهد فروش را ۳۰ درصد افزایش دهد، باید توضیح دهد که:

  • در مورد فروش چه محصولی صحبت می کند.
  • چارچوب زمانی برای رسیدن به آن هدف چقدر است.
  • انتظار دارد کارکنان از چه روش هایی برای دست یابی به این هدف استفاده کنند.
  • می‌خواهد روی کدام مناطق تمرکز کنند.
  • چگونه عملکرد آنها را ارزیابی خواهد کرد.
  • و چندین مورد دیگر

به این ترتیب همه چیز برای آنها واضح و مشخص خواهد بود و نیروی کار می توانند بلافاصله شروع به کار کنند.

یک راه عالی برای اطمینان از این امر، این است که اطمینان حاصل کنید که همه اهداف شما اهداف SMART هستند. یعنی:

  • مشخص (Specific): در مورد اهداف مبهم نباشید. دقیقا به آنها بگویید چه چیزی می خواهید.
  • قابل اندازه گیری (Measurable): مطمئن شوید که اهداف شما قابل اندازه گیری است تا بتوانید پیشرفت تان را به سرعت آنالیز و تجزیه و تحلیل نمایید.
  • دست یافتنی (Achievable): اهدافی را تعیین کنید که با منابع موجود قابل دستیابی باشند.
  • واقع بینانه و مرتبط (Relevant): انتظارات واقع بینانه و مرتبط را تنظیم کنید تا از هرگونه تضعیف احتمالی روحیه جلوگیری کنید.
  • به موقع و در محدود زمانی مشخص (Timely): به کارمندان خود یک چارچوب زمانی مشخص برای دستیابی به اهداف خود بدهید.

۳-  در رشد و پیشرفت کارکنان سهیم باشید (Help Employees Grow)

۳۲ درصد از کارمندانی که کارشان را ترک کردند، عدم وجود فرصت های توسعه شغلی را دلیل اصلی استعفای خود عنوان کرده اند! و اینجاست که نقش مدیریت کارکنان های‌لایت می شود.

کمک به رشد حرفه ای کارکنان
نقش مدیریت در ارتقا و پیشرفت پرسنل

دادن چالش ها و نقش های جدید به کارکنان، انگیزه آنها را حفظ کرده و به رشد و پیشرفت آنها کمک می کند. همچنین مهارت های آنها را تقویت می کند و به آنها کمک می نماید تا کارهای بیشتری برای کسب و کار شما انجام دهند.

چند راهکار برای کمک به توسعه و رشد کارکنان:

  • به کارمندان خود دوره های آموزشی و منتورینگ هدیه بدهید تا در خانه تماشا کنند.
  • فرهنگ یادگیری را در سازمان حفظ کنید.
  • اجازه دهید کارمندان نماینده سازمان شما در کنفرانس ها و سمینارها باشند.
  • هیچ وقت منت آموزش هایی که چه شخصاً و چه از طریق فیلم های آموزشی به کارمندان خود را داده اید، بر سر آنها نگذارید. چون در این صورت آنها دیگر هیچ رغبتی برای آموزش دیدن و وقت گذاشتن برای اینکار نخواهند داشت.

به یاد داشته باشید، کمک به رشد کارکنان نه تنها به آنها کمک می کند، بلکه در پیشرفت و توسعه شرگت شما هم می تواند بسیار مؤثر باشد. چون نیروی کار شما را با استعدادتر و قادر به مقابله با چالش های جدید می کند!

این مقاله را حتما بخوانید:  10 خصوصیت بهترین مدیر ها که خیلی از مدیران ندارند!

۴- حس اعتماد ایجاد کنید (Create a Sense of Trust)

اعتماد در همه روابط از جمله رابطه ی کارفرما و کارمند حیاتی است و تضمین می کند که هر زمان که نیاز باشد، دست یاری به سوی آنها دراز می شود. برای این کار باید به توانایی ها و خلوص کارمندتان نسبت به کارشان اعتماد کنید. این به معنای عدم مدیریت خرد (micromanagement) در همه سطوح و قضاوت عادلانه در مورد هر کارمندی است.

به اعتقاد وارن بنیس و برت نانوس اعتماد همانند یک چسب است که رهبران و پیروانشان را به هم متصل می کنند.

اعتماد یک عامل اصلی درافزایش سطح بهره وری و ایجاد انگیزه در کارکنان است. اگر کارمندان شما احساس کنند که به اندازه کافی به آنها اعتماد ندارید، بی انگیزه می شوند و عملکرد ضعیفی از خود نشان می دهند. تحقیقات حتی نشان می دهد که کارمندانی که به رهبر خود اعتماد دارند، ۱۲ برابر بیشتر احتمال دارد که به طور کامل روی شغل خود سرمایه گذاری کنند! به همین دلیل است که ایجاد یک محیط قابل اعتماد بسیار ضروری است.

برخی از راهکارهای ایجاد اعتماد در کارکنان:

  • به حریم خصوصی آنها احترام بگذارید: اجازه دهید کارمندان شما فضای مخصوص به خود را برای انجام کار خود داشته باشند.
  • مدیریت خرد را متوقف کنید: نظارت بر انجام همه چیز می تواند اعتماد به نفس کارمندان را کاهش دهد.
  • از بازخورد دائمی خودداری کنید: فقط در صورت لزوم بازخورد ارائه دهید، مثلاً زمانی که یک تغییر بزرگی مورد نیاز است یا اگر در مسیر اشتباه پیش می روند. توصیه می کنیم در مورد همه جزئیات نظر ندهید.

برخی از راه های از بین رفتن اعتماد:

  • عمل نکردن به وعده ها
  • شایعه پراکنی
  • نگه‌ داشتن اطلاعات فقط برای خود و در جریان نگذاشتن دیگران
  • دورو بودن
  • قضاوت های ناعادلانه درباره کارمندان

۵- به عملکرد خوب پاداش دهید (Reward Good Performance)

یک سیستم مدیریت مبتنی بر انگیزه (incentive-based management system) برای حفظ انگیزه کارکنان شما ضروری است. وقتی به کارمندان خود در قبال کار خوبی که انجام می دهند، پاداش می دهید؛ به آنها نشان می دهد که از زحماتشان قدردانی می کنید.

بسیاری از شرکت ها از سیستم پاداشی استفاده می کنند که مستقیماً با عملکرد کارکنان مرتبط است. این کار کارکنان را تشویق می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند و برای کسب درآمد بیشتر تلاش کنند. به عنوان مثال هر چه یک کارمند، فروش بیشتری داشته باشد، نرخ کمیسیون کلی او بالاتر می رود.

البته اعطای پاداش به کارمندان شما نیز نباید تماماً با پول باشد. یعنی لازم نیست فقط به پاداش های نقدی تکیه کنید. بسیاری از مشوق های غیر پولی نیز می توانند مفید باشند. قرار دادن یک یادداشت تشکر روی میز کارمند نمونه تان یا شرکت در یک مهمانی ساده از طرف شرکت می تواند به کارمندان شما نشان دهد که شما به تلاش های آنها اهمیت می دهید.

قدردانی از کارکنان همچنین می تواند به بهبود سطح رضایت آنها کمک کند. پاداش دادن به  کارکنان یکی از مطمئن ترین راه ها برای به دست آوردن بهترین خروجی و انطباق است. این یک اقدام بسیار مهم برای مدیریت کارکنان است. از این رو شما باید در محل کار خود مکانیسم های پاداش و شناخت مناسبی داشته باشید. حتماً به رفتار خوب، خروجی، تعهد اخلاقی در کار و… کارکنان خود پاداش بدهید.

البته یادتان باشد که نخواهید که از همه پرسنل تان به یک اندازه تشکر نمایید. درست است که باید با همه کارمندان خودتان مهربان باشید و با همه آنها با احترام رفتار کنید اما همه کارمندان شما به یک اندازه خوب نیستند و عملکرد برخی از آنها عالی است. پس وقتی که به یک اندازه از همه پرسنل و نیروی کار خودتان تشکر و قدردانی می نمایید، بدون شک آن کارمند شما که عملکردی فراتر از خوب را دارد، کم کم بی انگیزه شده و فقط برای انجام وظیفه ای که به عهده او گذاشته اید، تلاش می کند نه به خاطر چیز دیگری!

این کارمندان کسب و کار شما را کسب و کار خودشان می دانند و برای موفقیت شما و شرکت شما از هیچ کوششی دریغ نمی کنند و گاهی اوقات شاید بیشتر از خود شما نگران پیشرفت تان می باشند. پس حیف است که ناخواسته باعث شوید اینها هم مثل بقیه کارمندان تان فقط برای گرفتن حقوق، کار کنند!

اما فراموش نکنید در قدردانی از کارمندان تان، طوری عمل نکنید که حس حسادت را در سایر کارمندان خود برانگیزانید. برخی از افراد واقعاً نمی توانند پیشرفت همکاران خود را تحمل کنند و حتی در مورد میزان حقوق بقیه کارمندان هم شاکی هستند، با اینکه خوب می دانند که حق این افراد است! در حالی که برخی دیگر تمام تلاش شان این است که به رشد و پیشرفت بقیه کارمندان کمک کنند و در این راه از هیچ کوششی دریغ نمی کنند. شما کدام یک از این افراد را ترجیح می دهید؟ قطعاً کارمندان متعهد و وظیفه شناس را!

توصیه می کنیم برای این که این کارمندان دسته اول خود را نرنجانید، سعی کنید با ارسال پیام های تشکر به کارمندان دسته دوم تان که عملکردی عالی دارند، به صورت خصوصی از آنها تشکر کنید. در ضمن اگر دیدید که حس حسادت برخی از کامندان‌تان واقعاً مسئله ساز می شود و حتی ممکن است به بهای از دست دادن کارمند عالی تان تمام شود، با آنها جدی برخورد کنید!

یادگیری نحوه مدیریت اختلاف نظر و تعارضات می تواند به شما کمک کند تا تیم های کاری تان را بهتر مدیریت کنید و یک فرهنگ سالم تر در محل کارتان خلق کنید.

 ابزارهای مؤثر در مدیریت کارکنان
ابزارهای مدیریت عملکرد کارکنان

۵ ابزار برای کمک به مدیریت بهتر و آسان پرسنل

۱- ابزارهای نظارت بر عملکرد (Performance Monitoring Tools)

نظارت بر عملکرد یکی از وظایف اصلی مدیریت کارکنان است. در چنین مواردی ابزارهای مدیریت عملکرد می توانند کمک بزرگی باشند.

شما باید بدانید که:

  • کارمندان تان روی چه وظایفی کار می کنند.
  • مدت زمانی را که برای هر کار صرف می کنند، چقدر است.
  • میزان بهره وری آنها چقدر است.

خوشبختانه ابزارهای نظارت بر عملکرد مانند Time Doctor برای این کار ساخته شده است. این ابزارها می توانند به شما بگویند که کدام یک از کارمندان‌تان عملکرد خوبی دارند و بالعکس! با دانستن این موضوع شما می توانید تصمیمات حیاتی در مورد ارتقاء کارکنان، تنزل رتبه، آموزش و توسعه و… بگیرید.

Time Doctorچیست؟

Time Doctor یک ابزار قدرتمند ردیابی زمان است که توسط شرکت هایی مانند اپل و وریزون (Verizon) استفاده شده است. این ابزار می تواند به شما کمک کند به راحتی عملکرد کارکنان خود را نظارت کنید.

این ابزار چگونه می تواند در مدیریت کارکنان به شما کمک کند:

  • ردیابی ساده زمان ( Simplified Time Tracking)

آیا می دانید چرا اکثر کارمندان از استفاده از ردیاب های زمان اجتناب می کنند؟ چون استفاده از آنها بسیار سخت است! خوشبختانه درک و استفاده  از TimeDoctor بسیار آسان است. تنها کاری که کاربر باید انجام دهد این است که وظیفه ای را که در حال انجام آن است، تایپ کرده و تایمر را بزند. سپس Time Doctor به آرامی در پس ‌زمینه اجرا می شود و  کاری را که فرد انجام می دهد، ردیابی و پیگیری می کند. هنگامی که کار تمام شد، کاربر می تواند روی همان دکمه کلیک کند و تایمر را متوقف کند.

به همین سادگی!

  • محافظ در برابر بی تحرکی (Guards Against Inactivity)

آیا نگران هستید که کارمندان شما در ساعات کاری، اوقاتی را به بطالت بگذرانند؟ نگران نباشید!

Time Doctor دارای یک ردیاب داخلی برای نظارت در چنین مواقعی است. اگر فرد در ۳ دقیقه گذشته هیچ فعالیتی روی صفحه کلید یا ماوس وجود نداشته باشد، تایمر به طور خودکار متوقف می شود. به این ترتیب اوقات بیکاری کارمندان شما به عنوان ساعات کاری در نظر گرفته نمی شود. مثلاً اگر یکی از کارمندان اکثر مواقع مشغول انجام کار دیگری به غیر از وظیفه محول شده است، مثلاً دائماً با گوشی خود مشغول است و در شبکه های اجتماعی چرخ می زند، Time Doctor آن مواقع را جزو ساعات کاری او محسوب نمی کند.

نکته: به دلایل حفظ حریم خصوصی، Time Doctor ردیابی نمی کند که چه کلیدهایی از کیبورد فشار داده می شود.
  • مدیریت مؤثر عوامل حواس پرتی (Manages Distractions Effectively)
این مقاله را حتما بخوانید:  تعریف، اهمیت، مهارت ها و مزایای کوچینگ چیست؟

شما نمی توانید کاری کنید که کارمندان‌تان در رسانه های اجتماعی مثل یوتیوب نباشند و در طول ساعات کاری به ویدیوهای آن نگاه نکنند، درست است؟ با Time Doctor لازم نیست نگران این موضوع باشید!

این ابزار دارای یک ویژگی مدیریت حواس پرتی است که تشخیص می دهد کارمندان شما در حین کار به رسانه های اجتماعی و سایر سایت های غیرمولد دسترسی دارند یا خیر! چگونه؟

بعد از تشخیص این  موضوع، برنامه یک پنجره پاپ آپ نمایش می دهد و از کاربر می پرسد که آیا در حال کار روی وظیفه محول شده خود است یا خیر. این تلنگر معمولاً برای بازگرداندن کارمندان به کار کافی است. شما حتی می توانید انتخاب کنید که کدام سایت ها در این ابزار به عنوان سایت های غیرمولد طبقه بندی شوند.

  • استفاده از گزارش ها برای مشاهده نحوه کار کارکنان (Use Reports to See How Your Employees Are Working)

Time Doctor گزارش های دقیقی در اختیار شما قرار می دهد تا ببینید کارکنان شما ساعات کاری خود را چگونه می گذرانند. برخی از گزارش هایی که TimeDoctor ارائه می دهد، عبارتند از:

  • گزارش پروژه ها: به شما نشان می دهد که کارمندان روی چه پروژه هایی و برای چه مدت کار کرده اند.
  • گزارش جدول زمانی: کل زمان کاری کارمندان در یک دوره معین را نشان می دهد.
  • گزارش استفاده از وب و اپلیکیشن: هر برنامه و سایتی که کاربر در طول ساعات کاری به آنها دسترسی داشته را تفکیک کرده و نشان می دهد.
  • گزارش استفاده ناکارآمد از زمان: هر برنامه و سایت غیرمولد را که کارمند در طول ساعات کاری به آنها دسترسی داشته باشد را های لایت و برجسته می سازد.

۲- ابزارهای مدیریت منابع انسانی (HR Management Tools)

همانطور که از نام‌ این ابزارها پیداست، این ابزارها ناجیان مدیران منابع انسانی در محیط کار هستند. ابزارهای مدیریت منابع انسانی یکی دیگر از موارد ضروری برای هر کسی است که به دنبال پیاده سازی مدیریت کارآمد و مؤثر است.

این ابزار به مدیریت نیروی انسانی کمک می کند تا داده های کارکنان خود را در تسهیل و ساده سازی عملکردهای منابع انسانی متمرکز کنند، کار خود را منسجم و یکپارچه انجام دهند و راحت تر تصمیم گیری نمایند. علاوه بر این دپارتمان مدیریت کارکنان و نیروی انسانی می توانند در استخدام، تعیین حقوق و دستمزد، دادن مزایا و پاداش به کارکنان و غیره از این ابزارها کمک بگیرند. استفاده از این ابزارها ضروری است زیرا ارزیابی عملکردهای حیاتی منابع انسانی در شرکت های بزرگ می تواند بسیار خسته کننده باشد.

اپلیکیشن هایی مانند Gusto و Zenefits به شما کمک می کنند تا استخدام های جدید، مدیریت حقوق و مزایا و سایر فعالیت‌های منابع انسانی را به صوذت منسجم انجام دهید. این برنامه ها همچنین می توانند به شما امکان دسترسی به کارشناسان منابع انسانی و قالب های بایگانی منابع انسانی را بدهند.

۳- ابزارهای ارتباطی (Communication Tools)

برقراری ارتباط در محل کار ضروری است. از این رو شما باید یک سیستم ارتباطی اداری مناسب داشته باشید، یعنی از ابزارهای ارتباطی رایج و مفید در بازار استفاده کنید.

تیم شما باید دائماً در ارتباط باشند تا اطمینان حاصل شود که کار آنها به خوبی پیش می رود. به همین دلیل ضروری است که روی اپلیکیشنی سرمایه گذاری کنید که به شما و اعضای تیم شما کمک کند تا به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید.

امروزه با پیشرفت تکنولوژی، این ابزارها ارائه ها را نیز تسهیل می کنند. اپ های ارتباطی مانند Slack و Fleep به تیم شما اجازه می‌دهند باهم ارتباط برقرار کنند و داده‌ها را به اشتراک بگذارند. این اپ ها همچنین کانال های خاص پروژه و ادغام با اپ های مختلف را ارائه می دهند تا فرآیند برقرای ارتباط  را ساده سازند.

 ۴- ابزارهای اشتراک گذاری فایل (File-Sharing Tools)

ابزار اشتراک گذاری فایل ابزار دیگری است که باید با آن آشنا باشید. این ابزارها به انتقال کارآمد فایل ها در داخل و خارج دفتر کاری کمک می کنند. همچنین در ایجاد هماهنگی مناسب کاری و همچنین همکاری بین تیم ها و کارمندان مختلف نیز مفید می باشند.

مطلع نگه داشتن همه کارکنان یکی از ضروری ترین جنبه های مدیریت کارکنان است. با اپلیکیشن های اشتراک گذاری فایل مبتنی بر ابر (cloud-based file sharing apps) به راحتی می توانید همه را در مورد پیشرفت های پروژه مطلع و به روز نگه دارید.

راه‌حل‌های ذخیره‌سازی ابری مانند Google Drive، OneDrive و Dropbox به اعضای تیم شما کمک می کنند تا با یکدیگر همکاری کنند. کارمندان شما می توانند از این برنامه ها برای به اشتراک گذاری هر نوع فایلی استفاده کنند و روی پروژه ها با همدیگر کار کنند.

۵-  ابزارهای مدیریت پروژه (Project Management Tools)

این ابزارها به شما کمک می کنند پروژه های در حال انجام و کارمندان خود را به راحتی و به طور مؤثر مدیریت کنید. برای اطمینان از اینکه همه چیز طبق برنامه پیش می رود، می توانید وظایف را دوباره توضیح دهید، موارد را تعیین کنید و فعالیت ها را دوباره برنامه ریزی نمایید.

این ابزارها همچنین برای هماهنگی با تیم و حصول اطمینان از تکمیل به موقع کارها عالی هستند. به غیر از اینها به تفویض کار و بازخورد در مورد اهداف کیفی نیز کمک می کند. استفاده از این ابزارها به شما در رسیدن به هدف خود برای مدیریت بیشتر کارکنان کمک می کند. علاوه بر این نرم افزارهای اختصاصی نیز در بازار وجود دارند که در این مورد به شما کمک می کنند.

برنامه‌های مدیریت پروژه مانند ClickUp و Trello به کاربران اجازه می دهند تا وظایفی را خلق کنند، پروژه‌ها را برنامه ریزی کرده و ضرب الاجل هایی تعیین کنند تا کار خود را به موقع انجام دهند. بسیاری از این ابزارها همچنین یک اپلیکیشن موبایلی هم دارند تا به شما کمک کنند هنگامی که در سازمان هم نیستید، منظم، قانونمند و سازمان یافته باقی بمایند.

بهترین نرم افزارهای ارزیابی کارمندان ایرانی
برترین نرم افزار پرسنلی و احکام

بهترین نرم افزارهای مدیریت کارکنان

در این قسمت لیستی از نرم افزارهای مدیریت کارکنان و سیستم ارزیابی عملکرد کارمندان را حضور شما معرفی می کنیم که می توانید برای مدیریت بهتر، آنها را نیز بررسی کنید.

  • Keka
  • Quandle
  • HRMantra
  • Wallet HR
  • Connecteam
  • Workday
  • BambooHR
  • greytHR
  • HROne
  • Zenefits
  • PeopleSoft
  • Pocket HRMS
  • Hubstaff
  • Gusto

نتیجه گیری

مدیریت صحیح در هر اداره یک پروسه اصلی برای هر کسب و کاری بوده و لازمه موفقیت آن کسب و کار است که به دنبال بهبود وضعیت نهایی می باشد. علاوه بر این از آنجایی که نیروی کار مایه حیات یک شرکت است، مدیریت آنها باید در حد بهترین باشد. در این راستا مدیریت کارکنان در هر کسب و کاری بسیار مهم به شمار می آید.

به یاد داشته باشید که نیروی انسانی شما با ارزش ترین منبع در سازمان شما است. استفاده از استعدادها و توانمندی های کارمندان به مدیریت و فرهنگ شرکت شما بستگی دارد. نکاتی را که در اینجا بیان کرده‌ ایم را رعایت کنید! تا کارمند خوب خودتان را تبدیل به بهترین کارمند خودتان بسازید.

منابع معتبری که در نوشتن این مقاله از آنها بهره گرفته ایم: blog.vantagecircle.com و biz30.timedoctor.com

چقدر این مطلب برای شما مفید بود؟

میانگین امتیاز ۰ / ۵٫ تعداد آرا: ۰

اولین نفری باشید که امتیاز می دهید

تیم تولید محتوا

این مطلب توسط تیم تولید محتوای ایران فاندر تهیه شده است. ما در تلاش برای توسعه وب فارسی هستیم تا بهترین مقالات در هر زمینه ای را برای وبسایت ها تهیه کنیم. کیفیت محتوای این صفحه توسط متخصصین و کارشناسان ما بررسی و تایید شده است.

سفارش تولید محتوا
اینستاگرام سایت ایران فاندر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *