چرا و چگونه بهره وری کارکنان را افزایش دهیم؟ (توضیح قدم‌به‌قدم)

تصور کنید ساعت ۸ صبح روز شنبه است. شما در کنار خود یک فنجان قهوه داغ و لیست کارهای دقیق دارید و آماده می شوید تا هفته کاری خود را شروع کنید. چند دقیقه می گذرد و شما احساس خوبی دارید و با خود فکر می کنید که این روز پربارترین روز من خواهد بود. ناگهان با یک صدای دینگ از تمرکز خارج می شوید! آنها اعلان های شبکه های اجتماعی هستند و تلفن شما شروع به چشمک زدن و لرزش می کند. توجه شما از کار دور شده و به تلفن چشمک زن منتقل می شود، ناگهان متوجه می شوید که گروهی از همکاران ایستاده اند و قهوه در دست با صدای بلند گپ می زنند. آیا آنها قبلاً اینقدر پر سر و صدا بودند؟ سپس متوجه می شوید که یک نشان قرمز در برنامه ایمیل شما ظاهر می شود. این پیام ها احتمالاً فوری نیستند. شما فعالانه اصرار به بررسی آنها دارید اما هنوز هم حواس پرتی وجود دارد و…

باید بدانید انسان ها وقتی مصمم و مهمتر از همه بدون حواس پرتی باشند، می توانند کارهای استثنایی انجام دهند. مشکل این است که حواس پرتی در دنیای فناوری محور ما، گریزناپذیر است. عوامل حواس پرتی باعث تاخیر می شوند و نقطه مقابل بهره وری می باشند.

آمار مربوط به بهره وری کارکنان در محیط کاری، این فرضیات را تأیید می کند. مثلا طبق یک بررسی انجام شده، کارمندان اداره ۲۸ درصد از روز خود را صرف حواس پرتی ها و کارهای غیر ضروری می کنند. این بیشتر از یک چهارم ساعت کاری است!

مطالعات دیگر حاکی از آن است که افراد فقط نیمی از روز کاری خود را صرف کارهای موثر و بهره ور می کنند. آنها با نیمه دیگر روز چه می کنند؟ همانطور که می توانید تصور کنید، این ضررهای روزانه در بهره وری، تأثیر قابل توجهی در توسعه یک شرکت دارد.

از طرف دیگر نمی توانیم انتظار داشته باشیم که انسان ها نیز به اندازه ماشین ها مثمر ثمر باشند. بنابراین این سوال باقی می ماند: دقیقاً چگونه یک تجارت می تواند با اطمینان از برخورد و شناخت عادلانه نیروی انسانی خود، بهره وری کارکنان را به حداکثر برساند؟

تعریف بهره وری کارکنان: ورودی در مقایسه با خروجی

کار غالباً به صورت خطی مفهوم سازی می شود! یعنی هر چقدر فرد، ساعت بیشتری صرف کار کند، بازده بیشتری نیز دارد. طبیعی و شهودی است که باور کنیم کار از این طریق عمل می کند و از نظر تاریخی هم کار و بهره وری از منظر خطی مورد توجه قرار گرفته است. اما امروزه می توانیم تعریف صاف و لایه بندی شده تری از بهره وری را با بررسی چگونگی تکامل این مفهوم در چند دهه گذشته، درک کنیم. دستیابی به یک ایده بهره وری به صورت مدرن، شروع خوبی است. آگاهی از موانع داخلی و خارجی بهره وری و به حداکثر رساندن آن در محیط کار مدرن، دیگر یک رویا نیست بلکه کاملا امکان پذیر است.

نگاهی کوتاه به بهره وری در طول تاریخ

بیایید وارد یک ماشین زمان شویم و به زمان صنعتی خشن و نابخشودنی که نیروی کار فراوان و ارزان بود برگردیم. در طول این دوران، هدف نهایی به حداکثر رساندن بهره وری کارگر به هر قیمتی بود. اما بهره وری در درجه اول با ورودی یعنی تعداد ساعات حضور در محل کار اندازه گیری می شد. به عنوان نمونه، یافتن کارگران صنعتی که در این مدت ۸۰ تا ۱۰۰ ساعت کار می کردند بسیار معمول بود.

باز هم صاحبان صنایع فرض کردند که هرچه کارگران بیشتر کار کنند، تولید بیشتری نیز خواهند داشت. با این حال این نکته اساسی را فراموش نکنید: انسان ها ماشین نیستند. آنها از نظر روحی و جسمی خسته می شوند. آنها می توانند در مقابل آسیب ها از پا دربیایند و این از جمله عواملی است که سرعت کارگران را کند می کند.

در سال ۱۹۲۶ هنری فورد پس از اینکه کشف کرد ساعت های کاری زیاد فقط افزایش اندکی در بهره وری و آن هم فقط برای یک دوره کوتاه مدت دارد، هفته کاری ۴۰ ساعته را رواج داد.

واقعیت فعلی چیست؟

اکنون ما هنجارها و قوانین کاری برای محافظت از کارگرانی داریم که در معرض چنین شرایط شدید کاری می باشند. با این حال حتی در هفته کاری ۴۰ ساعته، بسیاری از شرکت ها هنوز از منظر خطی به بهره وری نزدیک می شوند و بر ورودی به عنوان شاخص بهره وری تمرکز می کنند. اما این را از خود بپرسید: آیا موشکافی در برنامه کارمندان، چیزی در مورد بازدهی آنها بازگو می کند؟

با واگذاری وظایف خلاقانه و با ارزش بالا، رابطه بین زمان صرف شده برای یک کار و بهره وری کارکنان همیشه یک خط مستقیم و مثبت نیست. به عبارت ساده، ورودی (یعنی ساعت کار) بیشتر همیشه خروجی بالاتری ندارد.

برای نشان دادن این مسئله در عمل، فقط به آزمایش اخیر انجام شده توسط مایکروسافت نگاه کنید. این شرکت یک ابتکار جسورانه برای بهبود تعادل کار و زندگی نیروی انسانی خود ارائه داد و آن هم یک هفته کاری ۴ روزه و پرداخت دستمزد یک هفته کاری کامل بود. نتیجه این بود که دقیقا بهره وری کارکنان کل شرکت ۴۰ درصد افزایش یافت!

مایکروسافت به نتیجه ۱۰۰ سال پیش هنری فورد رسید: ساعات بیشتر کار به طور خودکار به معنای افزایش بهره وری نیست.

اگرچه هنوز هم در بخش صنعتی بیشتر اوقات از یک مدل خطی پیروی می شود، اما ساعت کاری بیشتر نباید تنها معیار عملکرد باشد. برای صنایع خلاق و فناور، ارزش یا کیفیت خروجی ها به همان اندازه قابل توجه است و معیارهای عملکرد و بهره وری باید همیشه این اصل را سرلوحه کار خود قرار دهند.

چگونه بهره وری را در محیط کار بسنجیم؟

در محیط کار مدرن، تعریف بهره وری باید ارزش و کیفیت خروجی را در نظر بگیرد. آماده سازی تیم ها برای موفقیت، به معنای تغییر تمرکز و تأکید بر بازده بیشتر کارمندان است. یک مدل سنتی از بهره وری، محدود است و درک درستی از خروجی کل کار یک شخص به ما نمی دهد. به طور خلاصه، تعریف مناسب بهره وری به معنای تولید کار با ارزش و با کیفیت در مدت زمان کوتاه است. اکنون که یک تعریف کاربردی از بهره وری داریم، می توانیم برخی از موانع را بررسی کنیم که مانع از دست یابی افراد به حداکثر پتانسیل بهره وری می شود.

طبق یک نظرسنجی انجام شده بر روی بیش از ۲ هزار نفر نیروی کار، این آمار جالب در مورد موانع بهره وری در محل کار بدست آمد:

• ۶۱ درصد کارکنان فکر می کنند که همکارانی که با صدای بلند حرف می زنند بزرگترین حواس پرتی دفتر هستند.
• ۸۹ درصد کارکنان ترجیح می دهند برای رسیدن به حداکثر بهره وری به تنهایی کار کنند.
• ۴۰ درصد کارکنان، جلسات فی البداهه را که باعث توقف کار می شود به عنوان یک حواس پرتی مهم در نظر می گیرند.

۳ نوع اصلی از موانع بهره وری

محیط های کار امروزی موانع زیادی برای بهره وری دارند که می توان آنها را به چند موضوع کلی تقلیل داد.

۱- محیطی (Environmental)

• حواس پرتی های صوتی
• حواس پرتی های بینایی
• حواس پرتی های انسانی

۲- سازمانی (Organizational)

• اهداف غیر واقع بینانه
• عدم انعطاف پذیری
• چند وظیفه ای بودن
• اهداف و ماموریت نامشخص
• ابزارهای معیوب یا گمشده

۳- روانشناختی (Psychological)

• عدم برقراری ارتباط
• عدم اعتماد و احترام
• منفی نگری

با بررسی بیشتر این موانع از بهره وری کارکنان، می توانیم در حالت کلی آنها را به ۲ دسته اصلی تقسیم کنیم:

موانع بهره وری کارکنان به ۲ دسته تقسیم می شود:

دسته بندی موانع بهره وری مهم است زیرا به شما اجازه می دهد تا به سرعت تشخیص دهید که کدام دسته در سازمان شما نیاز به توجه بیشتری دارد. علاوه بر این شاید یک دسته قابل کنترل تر از دسته دیگر باشد.

۱- خارجی

با بازگشت به سناریوی ساعت کاری روزانه در ابتدای این مقاله، به راحتی می توانید تصویری از موانع بیرونی بهره وری را ترسیم کنید. روز کاری مملو از صدها مورد از میکرو حواس پرتی های خارجی از جمله سر و صدا، حواس پرتی بصری، اعلان های دیجیتالی، همکارانی که با صدای بلند حرف می زنند و… می باشد.

اما موانع خارجی بهره وری محدود به موارد فوق نمی باشد. موانع خارجی دیگری هم مانند چند وظیفه ای بودن، وجود ابزارهای گمشده یا معیوب، اهداف مبهم و کار زیاد که کمتر ملموس هستند می توانند کارکنان را به حاشیه ببرند. این موانع ناشی از عملکردهای ضعیف سازمانی و عدم مدیریت انتظارات است.

• خبر بد: این موانع باعث نابودی خلاقیت، پتانسیل و توانایی کارمندان و عدم توجه و تمرکز آنها بر روی کار می شود.
• خبر خوب: این موانع برای بهره وری بسیار ملموس و واقعی هستند و بنابراین با مداخله و کنترل مناسب، رفع و به حداقل رساندن آنها سخت نیست.

۲- داخلی

در مورد این سناریو خوب فکر کنید: یک کارمند خوب و با انگیزه احساس می کند که هیچ کس متوجه کار سخت روزمره او نمی باشد. مدیران دچار استرس و پرکاری هستند و سازمان از ارتباط منظم باز و صادقانه چشم پوشی می کند. در نتیجه مدیرانی که سرشان شلوغ است، فقط در هنگام ارزیابی های رسمی، چند بار در سال وقت خود را برای تشکر و قدردانی از کارمندانشان صرف می کنند.

این کارمند در پایان یک هفته طولانی آرزو می کند کاش یک تشکر یا فقط کلمه کارتان خوب بود را از زبان مدیرش می شنید. هفته ها می گذرد و این کارمند همچنان به همان تلاش خود ادامه می دهد، اما بازهم یک تشکر خشک و خالی از او نمی شود. همانطور که نیاز اساسی برای قدردانی برآورده نمی شود، روند نزولی کار به آرامی آغاز می شود. غیبت از کار شروع می شود. تا سرانجام کناره گیری کامل رخ می دهد. در نهایت بهره وری متضرر می شود.

• موانع داخلی برای بهره وری همانند عدم برقرای ارتباطات و نیاز به خودمختاری و ستایش، چالش مهمی را ایجاد می کند زیرا بیشتر قابل مشاهده نیستند و در نتیجه شناسایی، اندازه گیری و در نهایت رفع آنها دشوارتر است.

چگونه می توان کارآیی نیروی انسانی را بهبود بخشید؟

یک راه حل منحصر به فرد مناسب همگانی برای دست یابی به حداکثر بهره وری وجود ندارد. برای بهبود بهره وری طیف گسترده ای از استراتژی ها، نکات و راهکارهای تحقیقاتی باید به کار برده شوند. همانطور که گفته شد، کاهش بهره وری ناشی از موارد بسیاری است، از عوامل داخلی مانند عدم تقدیر از کارکنان گرفته تا عوامل خارجی مانند یک دفتر پر سر و صدا و…

بسیاری از سازمان های موفق در زمینه مقابله با این موضوع، تجارب دست اولی دارند و سایر مشاغل می توانند از تجربیات آنها بهره مند شوند. بیایید نگاهی به استراتژی های برتر برای بهبود بهره وری کارکنان بیندازیم.

• وقفه ها را محدود کنید و عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید!

مدیریت نمی تواند تمام حواس پرتی ها را از بین ببرد اما مطمئناً می تواند آنها را به حداقل برساند. شما مدیر یک دفتر کار باز (open office) هستید، باید به کارمندان خود اطلاع دهید که اگر می خواهند با کسی چت طولانی داشته باشند، باید به اتاق جلسات یا اتاق استراحت بروند، به طوری که حواس دیگران را مختل یا منحرف نکنند. برای کارکنانی که اغلب زنگ می زنند یا زنگ خوری زیاد دارند، یک منطقه مشخص ایجاد کنید که از بقیه اعضای گروه مجزا باشد تا بتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران تماس برقرار کنند.

برای اطمینان از کنترل محیط دفتر، باید مدیریت مداخله کند. باید مناطقی برای کار متمرکز عمیق و ساکت، فضاهایی برای همکاری و در آخر مناطقی برای معاشرت آزاد تعیین شود. با اطمینان از اینکه کارمندان با احترام از دستورالعمل ها پیروی می کنند و از فضا به طور موثر استفاده می نمایند، می توانید تا حد امکان عوامل حواس پرتی محیطی را به حداقل برسانید و این مانع رایج در برابر بهره وری را برطرف کنید.

• به طور منظم از کار کارکنان خود تشکر کنید

اطمینان حاصل کنید که همیشه پاداش هایی برای کارکنانی در نظر گرفته اید که کار خودشان را به خوبی انجام می دهند. جوایز را به تأخیر نیندازید و کارمندان را به ارزیابی های رسمی که فقط چند بار در سال اتفاق می افتد محول ننمایید. این کار را اغلب انجام دهید. جشن موفقیت ها (بزرگ و کوچک) همیشه باید در اولویت اصلی مدیران باشد.

طبق یک بررسی انجام شده کارمندان برای کارهای روزمره خود خواستار یک تشکر کلامی و صریح می باشند. این کار باعث ایجاد فضای اعتماد و رضایت شده و محیط های کاری که بر اساس احترام و اعتماد متقابل و فضای مثبت هستند، تولید و سودآوری بیشتری دارند. بعلاوه تحقیقات سازمانی نشان می دهد که تعطیلات و مرخصی ها برای حفظ سطح انرژی ذهنی و بهره وری کلی کارکنان ضروری است.

بنابراین مهم است که نه تنها از کارمندان خود قدردانی کنید و به آنها پاداش دهید بلکه آنها را تشویق کنید که وقتی سخت کار کرده اند مرخصی و استراحت های شایسته خود را بگیرند. آنها با احساس شارژ، شادابی و آماده شدن برای یک بهره وری دیگر به کار خود باز می گردند.

• فرجه استراحت بدهید و اولویت بندی کنید

اگر هیچ چهارچوب منظمی برای کار وجود نداشته باشد، کارمندان مطمئن نمی شوند که از کجا شروع کنند و احساس خستگی می نمایند، اغلب این موضوع منجر به اضطراب شدید می شود و نتیجه ای جز سکون و ناکارآمدی ندارد. اهداف مبهم، غیرواقعی و یک ساعت کاری کامل می تواند فلج کننده باشد. این اضطراب که از ترس عدم موفقیت ناشی می شود، کارکنان را در معرض وسوسه های تنوع سریع فوری مثل استفاده بی معنی از شبکه های اجتماعی قرار می دهد. مدیران می توانند با اطمینان از واقع بین بودن، عملی بودن و سازماندهی اهداف به ترتیب اولویت، به کارمندان کمک کنند.

به طور خلاصه، اهدافی که به کارهای کوچک قابل تحویل و قابل کنترل تقسیم می شوند، مسیر موفقیت را روشن تر می کنند. به طور خلاصه وقتی کارمندان احساس حمایت و اطمینان کنند، اضطراب و فشار به آرامی فروکش می کند و میل به انجام کارهای به تاخیر افتاده به طور همزمان افزایش می یابد.

نظارت بر بهره وری کارکنان، خوب یا بد؟!

خواه یک مدیر منابع انسانی یا یک کارآفرین باشید، احتمالاً بر گروه های بزرگسال تحصیل کرده نظارت و مدیریت می کنید نه بر کودکان! اعتماد و بهره وری دست در دست هم دارند. وقتی با گفتار و رفتار خود به پرسنل تان نشان دهید که به آنها اعتماد و اطمینان دارید، احتمالاً خوششان می آید و به طور مستقل انتظارات شما را برآورده می کنند. وقتی به کارمندان خود انعطاف پذیری و مالکیت کار و پروژه هایشان را بدهید و آنان را مسئول بدانید، آنها اغلب این انتظار را برآورده می کنند و حتی از آن پیشی می گیرند.

• اعتماد باعث افزایش بهره وری کارکنان می شود

مدیریت سختگیرانه و خشن بر روحیه و تعامل افراد تأثیر منفی می گذارد و کارمندان ممکن است تسلیم شوند. به طور خلاصه، اگر آنها احساس کنند شما نمی توانید به آنها اعتماد کنید، آنها کار می کنند اما کارهای غیرقابل اعتماد انجام می دهند زیرا از ابتدا به آنها اعتماد نداشته اید! بررسی ها نشان می دهد که اعتماد به کارکنان کمک می کند بدون ترس دائمی از اخراج، توبیخ یا تمسخر همسالان، کمتر تحت فشار قرار بگیرند و به طور فزاینده ای روی وظایف خود تمرکز کنند.

• نظارت، بهره وری را تضعیف می کند

وقتی مدیریت با تردید و نگرانی کار کند، کنترل کارمندان سخت تر می شود. در نتیجه، مدیران ممکن است بهره وری را از نزدیک بررسی کنند یا دوربین مخفی جایگذاری کنند، دسترسی به رسانه های اجتماعی را مسدود نمایند و یا کارمندان را از ارسال پیام کوتاه یا تماس شخصی در حین کار منع کنند. اگرچه به نظر می رسد یک راه حل منطقی باشد اما این کار حتی حقوق بشر را هم زیر سوال می برد! تجربه ثابت کرده که سخت گیری در برابر کارمندان باعث کاهش روحیه و اعتماد گروهی می شود.

نظارت مداوم بر کارمندان تا جایی که فکر کنند همیشه تحت نظرند، بدون شک بر ایجاد انگیزه در کارکنان و بهره وری آنها نیز تأثیر خواهد گذاشت. حتی اگر قصد و نیت شما خوب باشد، نظارت شدید بر بهره وری از طریق نرم افزار هم اغلب نتیجه عکس خواهد داشت.

حرف آخر

همه به یک اندازه در روز زمان دارند اما خیلی ها در تله معامله‌ی زمان در ازای پول گیر کرده اند و هر چقدر برای کار زمان بگذارند در مقابلش پول دریافت می کنند. برای خارج شدن از این تله باید با تمام وجود قدرت اهرم را درک کرد. برای درک قدرت اهرم کافیست این جمله جی پال گتی، میلیاردر افسانه‌ای را آویزه گوش خود کنید: من ترجیح می‌دهم درآمدم را از یک درصد تلاش صد نفر به دست بیاورم تا صددرصد تلاش خودم.

دیدن پویایی انسان از طریق یک لنز کاملاً مکانیکی، هدف اساسی مدیریت افراد که برای دست یابی به نتایج مثبت نیاز است را نابود می کند. انسان ها ربات های کاری خاص یا ماشین های خودکار و بدون احساس نیستند… هرچقدر با کارکنان خود سفت و سخت باشید و محدودیت هایی را برای آنها ایجاد کنید، در نتیجه بهره وری کاهش می یابد. با این حال، این بدان معنا نیست که شما باید به کارمندان خود اجازه دهید سر به هوا و آزاد باشند. کلید به حداکثر رساندن بهره وری کارکنان این است که یک نقطه شیرین دوطرفه ای را پیدا کنید، و هم شما به عنوان صاحب کسب وکار و هم کارمندان رضایت خاطر داشته باشند. نتیجه این خواهد شد که اهداف سازمانی قابل دسترس خواهند بود.