۱۱ ترفند افزایش مسئولیت پذیری در کار و کارمندان

مسئولیت پذیری کارکنان در محل کار به چه معناست؟

مسئولیت پذیری کارکنان (به انگلیسی: employees accountability) به معنای نظم و انضباط کارکنان و مدیریت حجم کاری بر اساس اهداف تیم، رعایت مهلت های تعیین شده، دستیابی به اهداف، انجام تعهدات و قبول مسئولیت برای انجام هر گونه خطا و اشتباه و سعی در رفع آن خطا است.

اگر یک جامعه و کشوری بخواهد در مسیر رشد و توسعه قدم بدارد، ابتدا باید سازمان ها و نهادهای آن کشور عملکردی کارآمد و مطلوب داشته باشند و این امر مسیر نمی شود جز با عملکرد کارآمد و مطلوب افراد شاغل در این نهادها و سازمان‌ها!

نیروی کارِ پاسخگو و مسئولیت پذیر از کارکنانی با عملکرد بالا تشکیل شده است که سعی می کنند امانت داری در شغل سازمانی را رعایت کنند و رفتار محترمانه و مهربانانه ای با ارباب رجوع داشته باشند. این کاکنان با انگیزه و عشق به خدمت، ابتکارات روزانه خود را برای همسویی با اهداف کلی کسب و کار اولویت بندی می کنند. در فرهنگ کاری پاسخگو، اشتباهات و شکست‌ها تأیید و پذیرفته می شوند و این امر به یادگیری و رشد همه افراد کمک می کند.

همه کارکنان مسئولیت پذیر آگاهانه و هوشیار، وظایف سازمانی خودشان را به نحو احسن و مطلوب انجام داده و بر خلاف قوانین سازمانی کاری را انجام نمی دهند. چرا که می دانند اگر مسئولیت خودشان را درست انجام ندهند، می توانند تأثیرات نامطلوبی بر سازمان خود داشته باشند. 

نشانه هایی که نشان می دهد شما یک کارمند مسئولیت پذیر هستید!

مسئولیت پذیری کارکنان یکی از نکات کلیدی کار در یک شرکت یا در کسب و کار شخصی است. داشتن نگرش مسئولیت پذیر می تواند برای ما در مقایسه با سایر همکاران یک ارزش افزوده باشد. اما چگونه بفهمیم که یک کارمند مسئولیت پذیر هستیم یا یک کارمند کمتر مسئولیت پذیر؟

در اینجا چند شاخص وجود دارد که می توان از آنها برای ارزیابی این مهم استفاده کرد. اگر دوست دارید بفهمید که یک کارمند مسئولیت پذیر هستید یا یک کارمند کمتر مسئولیت پذیر، در ادامه مطلب با ما همراه باشید.

۱- خلاقیت و ابتکار عمل (Initiative)

خلاقیت و ابتکار عمل، به عهده گرفتن کاری خارج از وظایف اصلی ما است، وقتی کسی آن را انجام نمی دهد. همچنین می توان ابتکار را به عنوان آماده بودن برای کمک به سایر همکاران برای انجام دادن کارشان هنگامی که به کمک نیاز دارند، توصیف کرد، البته زمانی که وظایف اساسی خودمان را انجام داده باشیم.

کارمندی که دارای حس ابتکار عمل است، به اختیار خودش متعهد به انجام برخی از کارهای دیگر غیر از کارهای محوله خودش است. و این نشانه ای از مسئولیت پذیری اوست.

۲- آن تایم بودن (On time)                  

وقت شناس بودن در اینجا نه تنها به این معناست که به موقع در دفتر کار حضور داشته باشید، بلکه به این معناست که  کارهای خودتان را نیز به موقع انجام دهید. وقتی هر کاری را به موقع انجام می دهیم، نشان می دهد که می توانیم مسئولیت های شغلی دیگر را نیز انجام دهیم و برای انجام هر کار دیگری، زمان و دقت کافی را اختصاص دهیم.

۳- کامل گرایی (Totality)

کلیت انجام یک کار به این معنی است که همیشه تمام تلاش خود را برای انجام یک کار به بهترین شکل ممکن، انجام دهید. پروسه طی شده باید به طور کامل انجام شود و در انتها فقط یک کار تکمیل شده، تحویل داده نشود بلکه کیفیت کار انجام شده در حد عالی باشد. به این ترتیب به طور غیرمستقیم نتایج کار ما نشان خواهد داد که ما چگونه کارمندی هستیم.

۴- استوار و ثابت قدم (Consistent)

با یک نگرش استوار و منسجم، رهبران بیشتر می توانند به ما برای انجام وظایف خاص اعتماد کنند. ثبات قدم و انسجام را می توان با قاطی نکردن مسائل شخصی با مسائل کاری خلق کرد تا هر کار انجام شده تحت تأثیر شرایط یا مشکلات شخصی قرار نگیرد. ماهیت قبول مسئولیت یک چیز مهم برای هر کارمند است چرا که مسئولیت پذیری باعث ایجاد حس اعتماد از طرف همکاران می شود.

انواع مسئولیت در محل کار

همه شرکت‌ها، چه بزرگ و چه کوچک برای انجام مجموعه ای از مسئولیت ها برای اطمینان از عملکرد صحیح یک کسب ‌و کار، به افراد متکی هستند. کارکنان باید از آنچه از آنها انتظار می رود، آگاه باشند، در حالی که مدیران باید مطمئن شوند که سیاست ها رعایت شده و انتظارات برآورده می شود.

ممکن است به برخی از کارمندان مسئولیت های بیشتری نسبت به دیگران داده شود، اما همه کارکنان باید شرایط و الزامات اولیه محیط کاری مولد را داشته باشند.

۱- مسئولیت های خاص شغلی (Job-Specific Responsibilities)

هر کارمند اعم از ساعتی یا حقوق بگیر، روزانه بر اساس شرح شغلی خاص پست و مقام خود فعالیت می کند. این مسئولیت کارمند است که وظایف و کارهای محوله خودش را به بهترین شکل ممکن انجام دهد و در عین حال به سیاست ها و پروتکل های شرکت پایبند باشد.

آنها باید زمانی که انتظار می رود سر کار بیایند، زمان خود را به خوبی مدیریت کنند و به دنبال این باشند که بخش مثبتی از تیم باشند. آنها همچنین باید هر مسئله یا مشکلی که سر کار با آن مواجه می شوند را مدیریت کنند و به نفع شرکت کار و تلاش نمایند.

۲- مسئولیت پذیری عملکرد شخصی (Personal Performance Accountability)

یکی دیگر از مسئولیت های عمومی برای همه کارمندان، مسئولیت پذیری کارکنان در برابر اشتباهات و پاسخگو بودن در قبال اقدامات خودشان است. کارکنانی که مسئولیت اشتباهات یا قضاوت ضعیف خود را می پذیرند، به جای مقصر دانستن یک همکار یا بهانه آوردن، به دارایی های مثبت سازمان تبدیل می شوند.

مدیران ممکن است برای ایجاد این انتظارات نیاز به گفتگوهای دشوار با کارمندان داشته باشند، اما در نهایت مسئولیت پذیری به عنوان یک استاندارد اداری، یک محیط کاری مثبت و سازنده ایجاد می کند.

۳- رهبری و نظارت مدیریتی (Managerial Oversight and Leadership)

مسئولیت اصلی یک مدیر این است که تیم یا دپارتمان خود را در مسیر دستیابی به اهداف و سنجش استانداردهای شرکت نگه دارد. یک مدیر خوب همچنین مسئول توسعه مهارت ها و کیفیت عملکرد کارکنان تحت نظارت خودش است.

مدیران با ارائه بازخورد، آموزش و در اختیار گذاشتن فرصت هایی برای پیشرفت، باعث ایجاد یک محیط کاری مثبت و تعهد به شرکت می شوند. برعکس، رهبری که به نظر می رسد به رفاه کارکنان خود بی علاقه است، نباید انتظار احترام زیاد و وفاداری کارکنان خود را داشته باشد.

۴- تدارک محل کار ایمن (Provision for a Safe Workplace)

طبق مقررات وزارت کار، همه کارفرمایان موظف هستند تا ایمنی کارکنان خود را تأمین کنند. محیط های کاری باید با استانداردهای وزارت کار مطابقت داشته باشند و هر چند وقت توسط سازمان های مربوطه، بازرسی شوند.

کارفرمایان باید تجهیزاتی را تهیه و تدارک ببینند که استفاده از آنها ایمن باشد، علائمی را در محیط کار نصب کنند که پروتکل های ایمنی را به کارگران و کارمندان یادآوری می کند، آموزش ایمنی منظم ارائه دهند و گزارشات و سوابق صدمات یا بیماری های ناشی از کار را نگه دارند.

۵- رسیدگی به تعهدات مالی (Handling of Financial Obligations)

برخی از کارمندان، به ویژه آنهایی که در بخش حسابداری یا حقوق و دستمزد هستند، مسئول مدیریت صحیح امور مالی شرکت هستند. توجه دقیق به نگهداری دقیق سوابق و نیز پیروی از شیوه های استاندارد حسابداری و تجاری مهم است.

افراد دیگری که به وجوه نقد خرد یا وجوه قابل تصرف (discretionary funds) اداری دسترسی دارند باید از آنها فقط برای اهداف تجاری رسمی استفاده کنند. آنها باید سوابق دقیق رسید را به بخش حسابداری تحویل دهند. کارمندانی که به سفر کاری رفته اند، برای بازپرداخت باید هنگام فهرست کردن هزینه ها صداقت داشته باشند.

۶- ارائه و انجام حرفه ای کار (General Professional Conduct and Representation)

در هر شرکتی، همه کارکنان از مدیریت ارشد تا رده های پایین نه تنها در کارشان بلکه در خارج از کار نیز باید به دنبال رفتار حرفه ای خود باشند! دستورالعمل ها و کدهای رفتاری تجاری باید توسط همه دنبال شود و به عنوان استانداردی برای شرکت نه تنها برای فروشندگان و مشتریان، بلکه برای عموم مردم نیز قابل احترام باشد. صداقت شخصی یا فقدان آن درخارج از محل کار، می تواند به بهای نابودی یک شرکت منجر شود.

به عنوان مثال اگر کارمندِ یک تعمیرگاه لوازم خانگی که مرتباً وارد خانه مشتریان می‌شود به دلیل سرقت جزئی دستگیر شود، مشتریان ممکن است تصور کنند که خود شرکت هم در این امر دخیل است، حتی اگر ثابت شود که کارمند خودش مرتکب این کار شده است.

۱۱ تکنیک برای مسئولیت پذیر و پاسخگو نگه داشتن کارمندان

مسئولیت پذیری وقتی به درستی انجام شود، منجر به عملکرد بالای کارکنان، بهبود استانداردهای کاری و افزایش اعتماد به نفس کارکنان می شود.

۱-  رهبران ابتدا باید خودشان مسئولیت پذیر باشند (Leaders should first hold themselves accountable)

به عنوان یک مدیر، شما به عنوان یک الگو برای اعضای تیم خود عمل می کنید. کارمندان همیشه از شما پیروی خواهند کرد. به همین دلیل است که برای رهبران به همان اندازه که مسئولیت پذیری کارکنان در محل کار مهم است، خود مدیران هم باید مسئولیت پذیر باشند.

اگر یک مدیر هستید، می توانید با انجام موارد زیر برای کارمندان خود نمونه باشید:

• وظایف خود را به موقع انجام دهید و ضرب الاجل ها و مهلت های تعیین شده، را رعایت کرده و هرگز بعد از این مهلت ها کاری را تحویل ندهید.
• هر زمان که لازم باشد، برای حمایت از تیم خود تلاش نمایید.
• در تمام جلسات خود آماده و به موقع حاضر شوید.

۲-  انتظارات روشنی را تعیین کنید (Set clear expectations)

تعیین و مقرر داشتن انتظارات واضح برای کارمندان به این معنی است که در مورد آنچه انتظار دارید، نتیجه‌ای که به دنبال آن هستید، چگونه موفقیت را اندازه گیری می کنید و چگونه باید برای دستیابی به اهداف خود اقدام کنید، شفاف باشید. تعیین انتظارات واضح برای کارکنان بسیار مهم است، زیرا اگر کسی نداند چه چیزی از او خواسته می شود، سخت است که مسئولیت کاری را قبول کند.

انتظارات تأیید شده باید به طور واضح به کارکنان شما منتقل شود و به صورت مکتوب، مستند شود. این امر به شما این امکان را می دهد که در صورتی که کارمندی انتظارات را برآورده نکند، به راحتی به آن قرار دارد اشاره کنید.

زمانی که  قوانین خاصی برای نقش، مسئولیت ها و آنچه از کارکنان انتظار می رود، تدوین شود، کارکنان احساس مسئولیت می کنند. انتظارات روشن همچنین به کارکنان کمک می کند تا درک نمایند که عملکرد ضعیف آنها چه عواقبی می تواند برای خودشان و برای سازمان داشته باشد. آنها باید بدانند که شکست مداوم در عدم برآورده سازی معیارهای عملکرد آنها بدون دلیل موجه، قابل قبول نیست.

۳-  حل نکنید – همدردی کنید (Don’t Solve – Empathize)

به عنوان یک رهبر باید بدانید که همه مشکلات، مشکلات شما نیستند و شما هم نیاید آنها را حل کنید. شما باید عادت کنید که در برابر اصرار برای حل هر مشکلی به تنهایی مقاومت کنید. بازی در نقش قهرمان در نهایت شکوه تیم شما را از بین می برد.

هر زمان که یکی از اعضای تیم با مشکلی به سراغ شما آمد، فوراً به سراغ راه حل نروید. یک رویکرد مفیدتر این است که از آنها بپرسید که چگونه می خواهند با این مشکل برخورد کنند و اطلاعات یا منابع مورد نیاز را برای کمک به آنها ارائه دهید. این کار باعث می شود که کارمندان شما مسئولیت پذیر باشند و خودشان راه حلی برای مشکلات خود بیابند.

۴- منابع لازم را فراهم کنید (Provide the necessary resources)

مهم است که از همان ابتدا بدانید که شما کارکنان خود را برای موفقیت آماده می کنید. پشتیبانی و حمایت کلید اصلی است. مطمئن شوید که اعضای تیم شما منابع، دانش و کمکی را که برای دستیابی به اهداف و مقاصد خود نیاز دارند، در اختیار خواهند داشت. این امر به کارکنان کمک می کند تا مهارت ها، اعتماد به نفس و مالکیت خود را افزایش دهند.

این مسئولیت شماست که منابع لازم را در اختیار تیم خود قرار دهید، در غیر این صورت آنها را برای شکست آماده می کنید. اگر کارکنان احساس کنند که موفقیت آنها برای شما مهم نیست، به احتمال زیاد به جای اینکه خود را مسئول بدانند، منابع خارجی را مقصر عدم موفقیت خودشان می دانند.

آنها با سرزنش کردن این منابع خارجی، سعی می کنند طوری وانمود نمایند که خودشان تمام تلاش شان را کرده اند! در حالی که شاید واقعاً این طور نباشد. آنها با مقصر جلوه دادن دیگران، توضیح می دهند که چرا نتوانسته اند به اهداف خود دست یابند.

۵-  بر عملکرد ضعیف ASAP تأکید داشته باشید (Address poor performance ASAP)

مهم است که پیش از اینکه عملکرد ضعیف یک فرد به یک مشکل بزرگ تبدیل شود، به طور پیشگیرانه با آن فرد برخورد کنید. چند مرحله مشخص برای برخورد با کارمندان کم کار عبارت است از:

• علت اصلی عملکرد ضعیف یک کارمند را بررسی کنید (Investigate the root cause of an employee’s poor performance)
  این کار همیشه ناشی از عدم مسئولیت پذیری کارکنان نیست. دلایل بسیار دیگری همانند نداشتن دستورالعمل و قوانین روشن، عدم آموزش، مسائل و مشکلات فنی، یک مسئله شخصی، اولویت های متناقض، مشکلات ارتباطی به دلیل مواردی مانند دورکاری و جدایی از محل کار برای عملکرد ناکافی یک کارمند وجود دارد.
• در مورد نقش خودتان فکر کنید (Reflect on the part you played)
  از خود چند سوال متفکرانه بپرسید تا ببینید آیا ممکن است شما مسئول این کار باشید. برای مثال: آیا حجم کاری زیادی به آنها اختصاص دادم یا واقعاً خودشان اهمال کاری می کنند؟ آیا اهداف آنها غیر واقعی بود؟ آیا من در تعریف نقش آنها واضح نبودم؟ آیا من خودم را در دسترس قرار دادم تا آنها را راهنمایی کنم و انها همیشه منتظر حل مشکل از جانب من می باشند؟
• بپرسید و گوش دهید (Ask and listen)
  سعی کنید با گفتگو و گوش دادن فعالانه به آنها، بفهمید که آیا کارمند شما از عملکرد ضعیف خود آگاه است یا خیر! این امر به آنها اجازه می دهد تا توضیح دهند که خودشان فکر می کنند مشکل کم کاری شان از کجا ناشی شده است.
• یک طر ح و برنامه اقدام داشته باشید (Create an action plan)
  یک طرح آموزشی مطابق و متناسب یا عملکرد کارکنان برنامه ریزی کنید که در آن کارکنان بر اساس نیازهای فردی خودشان در مسیرهای یادگیری سفارشی شده، قرار می گیرند. برای کمک به عملکرد بهتر، اهداف قابل اندازه گیری و جدول زمانی تعیین کنید. این کار را با همکاری کارمند انجام دهید تا به جای تنبیه، راه حل به نظر برسد.

۶- اهداف SMART را تعیین کنید (Set SMART goals)

تعیین هدف، حیاتی ترین مؤلفه برای ایجاد محیط کاری شاد است که مسئولیت پذیری کارکنان را تشویق می کند. کارکنان باید درک روشنی از استانداردی که آنها باید رعایت کنند و آنچه از آنها انتظار می رود، داشته باشند.

تنظیم اهداف SMART (یعنی اهداف خاص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، نتیجه گرا و محدود به زمان) هرگونه ابهام یا سردرگمی احتمالی در مورد انتظارات شرکت از یک کارمند را برطرف می کند. این کار همچنین اندازه گیری پیشرفت به سوی تکمیل هدف را هم برای مدیران و هم برای کارکنان آسان تر می کند.

۷- داده ها و اطلاعات لازم را در اختیار آنها بگذارید (Provide data)

شاخص ها و معیارهای عملکرد برای اندازه گیری اینکه اعضای تیم شما چقدر کارها و وظایف محوله خودشان را خوب انجام می دهند، استفاده می شود. این متریک ها داده های عملکردی را ارائه می دهند که معیارهایی را برای اندازه گیری نحوه کار کارکنان تعیین می کنند.

داده های عملکرد برای حفظ مسئولیت پذیری مهم است. برخی از کارمندان تمایل دارند بر این باور باشند که شخصاً هدف قرار گرفته اند. داده های عملکرد را می توان برای نشان دادن اینکه این موضوع، شخصی نیست بلکه بیشتر برای دستیابی به اهداف تعیین شده اند، استفاده کرد. تعهد به شفاف بودن و مسئول بودن، حس مالکیت ایجاد می کند که خود این منجر به نیروی کار توانمند و متعهد می شود.

۸- بازخورد مداوم و پایدار ارائه دهید (Consistent, ongoing feedback)

بازخورد و فیدبک نقشی حیاتی در برقراری ارتباط دارد. برگزاری جلسات بازخورد منظم با کارمندان (هم بازخورد مثبت و هم بازخورد منفی) ارائه و دریافت بازخورد خشن و سخت را بسیار آسان تر می کند.

بازخورد صادقانه، باز و مداوم برای کارکنان بسیار مهم است تا بدانند در چه جایگاهی قرار دارند. اگر کارمندی نتواند اهداف تعیین شده را برآورده کند و استدلال معتبری برای توجیه کم کاری خود نداشته باشد، مهم است که او را مسئول بدانیم. سعی کنید در حین به اشتراک گذاشتن این بازخورد، در رویکرد خود سازنده باشید.

بازخورد را راهی دوطرفه سازید که به کارکنان اجازه می دهد بازخورد خود را نیز به اشتراک بگذارند. نظرسنجی های مشارکت و تعامل کارکنان در تشویق کارکنان برای به اشتراک گذاشتن بازخوردشان مفید است، زیرا آنها شخصی تر هستند و بینش عمیق تری ارائه می دهند. علاوه بر این بازحوردها به شما کمک می کنند تا احساسات کارمندان خود را نسبت به همکاران و مسئولیت پذیری در محل کار درک کنید.

۹-  اشتباهات را بپذیرید و از آنها با خوشرویی استقبال کنید (Embrace mistakes)

هیچ کس اشتباهات را دوست ندارد. وجود اشتباهات خبر بدی برای مشتریان، تجارت و کارمندانی هستند که آن اشتباهات را انجام داده اند. با این حال کارمندانی که پس از مرتکب شدن یک اشتباه، در نزدیک شدن به شما و به دست آوردن دل شما تردید دارند، می توانند این مشکل را تشدید کند.

ایجاد یک محیط تفاهم و درک متقابل برای کارمندان شما بسیار مهم است برای اینکه می توانند با احساس امنیت بعد از هر مشکلی به سراغ شما بیایند. هنگامی که رهبران به اشتباهات به عنوان فرصتی برای یادگیری و کسب تجربه آتی نگاه می کنند، به کارکنان اعتماد به نفس می دهند تا اشتباهات خود را قبول کنند. این امر از تشدید و بدتر شدن مسئله جلوگیری می کند.

۱۰- استانداردهای کاری را پایین نیاورید (Do not lower work standards)

کارکنان باید استانداردهای یک شرکت را رعایت کنند و بدانند که باید کار خود را طبق مهلت ها و استانداردهای تعیین شده، تحویل دهند. کیفیت کار آنها باید بعد از انجام هر پروژه بهبود یابد، چون این امر به کارمندان کمک می کند تا یاد بگیرند و رشد کنند.

مدیران نباید به این دلیل که از درگیری و رویارویی با یک کارمند به دلیل عملکرد ضعیف آنها اجتناب می کنند، اجازه دهند کیفیت کار بدتر شود. خود آنها باید تأکید داشته باشند که اگر قرار بوده کاری در یک مهلت مقرر انجام شود، حتماً باید انجام شود. و این یعنی ترویج مسئولیت پذیری کارکنان!

۱۱- اگر کارمندی بهبود نیافت، تماس سخت را در پیش بگیرید (If an employee doesn’t improve, take the hard call)

اگرچه ممکن است این کار خشن به نظر برسد، اما مدیران باید هرازگاهی گامی جدی بردارند و اجازه دهند یک کارمند برود! اگر پس از انجام همه اقدامات لازم، آنها هیچ پیشرفتی در کارشان نکردند و هیچ انگیزه و شوقی هم برای این کار ندارند

اگر تمام راه های ممکن را برای کمک به پیشرفت کارمند امتحان کرده اید، اما آنها هنوز پیشرفتی را نشان نمی دهند یا بازهم برای توجیه کم کاری خودشان دنبال بهانه های بنی اسرائیلی هستند، ممکن است زمان آن رسیده باشد که تماس سخت را امتحان کنید. در غیر این صورت ممکن است بر کل تیم و شهرت آن تأثیر منفی بگذارد.

اخراج یک کارمند ضعیف هرگز راه حلی نیست که مدیران بخواهند از آن استفاده کنند اما این امر نباید مانع از این شود که کارکنان از اخلاق خوب شما سوء استفاده کنند.

آنها باید مسئول کار خود باشند. اگر اشتباهی از طرف یکی از کارکنان صورت گرفته، چشم پوشی از آن برای بار اول ایرادی ندارد اما به شرطی که به خود کارمند، اشتباهش را گوشزد نمایید. اگر دوباره و چندباره از طرف همان کارمند برخورد بد یا اشتباهی را شاهد بودید، جدی باشید و در این امر هیچ تردیدی به خود راه ندهید، اگر به پیشرفت تان می اندیشید!

و اما سخن آخر

• خطاب به تمام مدیران

ترویج فرهنگ مسئولیت پذیری، روحیه و بهره وری کارکنان را افزایش می دهد. این کار حس مالکیت را که کارکنان برای شکوفایی و رشد در یک سازمان نیاز دارند به آنها انتقال می دهد. به یاد داشته باشید که اعضای تیم شما در دستیابی به اهداف مورد انتظار خود به رهبری شما متکی هستند. اما بدون قبول مسئولیت و عدم پاسخگویی، تیم شما دلیلی برای تطابق با انتظارات ندارد.

رهبران مسئول ایجاد فرهنگی هستند که تیم را تشویق می کند تا بهترین قدم خود را رو به جلو بگذارد و نتایج مورد انتظار را ارائه دهد.

• خطاب به تمام کارمندان نمونه

وقتی با انجام کاری موافقت می کنید، آن را انجام دهید. اگر این کار را نکنید، مطمئن باشید دیگر شما را باور نخواهند کرد. زمانی جدی گرفته می شوید که به تعهدات خود عمل کنید. هر چند که چه بسا در این روزگار به دلیل جدیت در کار، شاهد برخوردهای نادرستی از طرف همکاران و حتی شاید از طرف مدیریت باشید!

برای کاری که انجام می دهید بهانه نیاورید و دیگران را سرزنش نکنید. وقتی هم کار اشتباهی را انجام دادید، از رفتار محترمانه مدیریت سوء استفاده نکنید و سعی در جبران آن کار اشتباه تان داشته باشید.

تمام مواقع منتظر نباشید تا به شما یادآوری کنند که چه زمانی قرار است چه کاری را انجام دهید!

قابل اعتماد باشید، اگر کسی چیزی را محرمانه به شما گفت، آن راز را برای خود نگه دارید. برای مردم مهم است که بدانند می توانند روی شما حساب کنند.

همیشه از فکر خود استفاده کنید. به همه چیز فکر کنید و قضاوت بد درباره کسی نداشته باشید. اگر درباره شما قضاوت عجولانه ای انجام شد، برای بار اول نادیده بگیرید ولی در صورت تداوم حتماً مدیریت را در جریان بگذارید.

کارها را به تعویق نیندازید وقتی کاری برای انجام دادن دارید، آن را انجام دهید. انجام به موقع کارها به شما کمک می کند کنترل زندگی خود را به دست بگیرید و نشان می دهد که می توانید امور خود را مدیریت کنید.

اگر کارهای محوله خودتان را انجام دادید، ولی بازهم فرصت انجام کار یا کارهایی را دارید، به جای پیچاندن همکاران و مدیریت و سرگرم کردن خودتان با کارهای متفرقه، به مدیر مجموعه تان اطلاع داده و از او بخواهید در صورت رضایت، کار و مسئولیت دیگری را بر عهده شما بگذارند.

سوالات متداول درباره مسئولیت پذیری کارمندان

۱- مسئولیت پذیر بودن به چه معناست؟

مسئولیت پذیر بودن یعنی قابل اعتماد بودن، وفای به عهد داشتن و عمل به تعهدات. پذیرفتن عواقب آنچه می گوییم و آنچه انجام می دهیم. افرادی که مسئولیت پذیر هستند، برای کارهای خود بهانه نمی آورند یا به خاطر عدم انجام کاری، دیگران را مقصر نمی دانند و آنها را سرزنش نمی کنند.

آنها قبل از انجام هر کاری، به همه چیز فکر می کنند و قبل از اقدام، قضاوت عجولانه ای نمی کنند. آنها طوری رفتار می کنند که دیگران را تشویق می کنند به آنها اعتماد بکنند.

۲- دلایل اهمیت و مزایای مسئولیت پذیری کارکنان کدامند؟

• بهترین معیار برای سنجش میزان عملکرد کاری افراد برای مدیران یک مجموعه می باشد.
• رضایت مندی خود کارمند را از کارش افزایش می دهد.
• نشان‌دهنده‌ شخصیت فرد، و پاسخ‌گویی نسبت به کاری است که انجام شده یا نشده است.
• اعتمادسازی و امنیت شغلی به همراه دارد و موقعیت‌هایی را برای پیشرفت فراهم می‌ کند.
• باعث افزایش درآمد در بلندمدت برای خود کارمند و همچنین کل مجموعه می شود.
• نام و شهرت شرکت و مجموعه کاری را در طولانی مدت بهبود می دهد.
• کارمند مسئولیت پذیر فردی قابل اعتماد، سخت کوش و نظام‌مند شناخته شده و همکاران و مدیران مجموعه احترام خاصی را برای او قائل می شوند!!!
• مدیران می توانند پروژه های مهم شرکت را به این فرد باوجدان بسپارند و خیال‌شان از هر لحاظ آسوده باشد.

۳- عدم مسئولیت پذیری اداری کارمندان چه نقشی در شکست یا موفقیت سازمان ها دارد؟

• رعایت نکردن مسئولیت توسط برخی از کارمندان می تواند تأثیرات نامطلوبی بر سازمان داشته باشد. طبق تحقیقات انجام شده عدم انطباق افراد با فرآیندهای درون سازمانی باعث کاهش احساس وفاداری آنها به سازمان‌شان می شود.
• افراد کم مسئولیت پذیر کارشان را دوست نداشته و شاید هم هیچ اعتقادی به اهداف و ارزش‌های سازمان خودشان نداشته باشند. به تبع آن کارآیی‌شان در انجام کارهای محوله پایین خواهد آمد.
• کارمندان کمتر مسئولیت پذیر در رعایت دستورالعمل ها و قوانین سازمان و در انجام مسئولیتی که بر عهده آنها گذاشته، کوتاهی خواهند کرد و مانع از دست یابی به اهداف سازمان خواهند شد.
• تمام دغدغه های کارمندان مسئولیت پذیر توسعه فرصت های یک سازمان برای رشد و پیشرفت و برای افزایش رقابت خواهد بود.
• مسوولیت پذیری مؤثر کارکنان باعث می شود آنها فعال تر و کارآمدتر شده در نتیجه رضایت شغلی و بهره وری کارکنان افزایش می‌ یابد.
• لازمه بقای سازمانها، پذیرش مسئولیت اجتماعی نسبت به گروههای ذی نفعی همچون مشتریان، عرضه کنندگان، سهامداران، کارکنان، اتحادیه ها، دولت و… و کسب رضایت آنهاست و مسئولیت پذیری اداری نقش مهمی در این امر ایفا می کند.

۴- آیا حمایت سازمانی می تواند بر مسئولیت پذیری کارکنان تأثیر داشته باشد؟

صد در صد! تعجب نکنید ولی فکر می کنید اگر یک کارمند مسئولیت پذیر این گونه از رفتار مدیران مجموعه برداشت کند که هیچ گونه توجهی به این مسائل نمی شود و به او همان اهمیتی داده می شود که به سایر کارمندان کمتر مسئولیت پذیر! به نظر شما بعد از مدتی خسته نشده و سعی نمی کند او هم همان رویه سایر کارکنان را در پیش بگیرد؟ قطعاً همین طور خواهد بود! پس حمایت سازمانی می تواند به  عملکرد و رضایت شغلی بهتر کارکنان منجر شود.

۵- کارمندان مسئولیت پذیر چه ویژگی هایی دارند؟

• با اتکا به توانایی و قابلیت های خودشان، سعی در حل شایسته مشکلات دارند.
• عزت نفس بالایی دارند و خودشان را ارزشمند و توانمند می دانند و تلاش دارند زندگی خودشان را بهتر کنند.
• منضبط بوده و علاوه بر داشتن نظم و انضباط شخصی و منظم بودن در آمدن و رفتن به سر کار، در محیط کاری هم تمام تلاش شان بر این است که نظم و انضباط حاکم باشد.
• وظیفه شناس بوده و به هر دلیلی از زیر کار درنمی روند و از انجام مسئولیت هایی که بر عهده آنها گذاشته شده، شانه خالی نمی کنند.
• نه تنها موفقیت خودشان برایشان مهم است بلکه تمام توجه و تمرکزشان روی موفقیت سازمان و مجموعه کاری شان است و در این راه از هیچ کاری دریغ نمی کنند.
• دیسپلین اداری دارند و به قوانین وضع شده مجموعه احترام قائل بوده و سعی در دور زدن قوانین ندارند فقط به این دلیل که مدیریت به هر دلیلی برخورد جدی با آنها نمی کند
• تنبلی و اهمال کاری نمی کنند چراکه اگر کاری انجام دادنش سهل و ساده باشد، انجام ندانش نیز همان اندازه آسان است و یک کارمند وظیفه نشناس می تواند هزاران دلیل برای انجام دادن بموقع کار خودش بیاورد.
• احساسی و عجولانه تصمیم نمی کیرند و قبل از تصمیم گیری تمام جوانب کار را می سنجند و اگر نیاز به همفکری بود، سعی می کنند با مدیر مجموعه مشورت نمایند.

۶- در عصر حاضر، بزرگترین آفت مسئولیت پذیری کارکنان چیست؟

موبایل و حضور در شبکه های اجتماعی بزرگترین دلیل اهمال کاری و عدم مسئولیت پذیری محسوب می شود. کارمندانی که وجدان کاری بالایی ندارند خیلی از مواقع در سرکارشان با گوشی موبایل خود مشغول می باشند به جای اینکه به فکر این باشند که کیفیت کار خودشان را ارتقا دهند.

و اما یک چالش برای همه مخاطبان عزیز بویژه تمام مدیرانی که این مطلب را می خوانند!

فکر کنید شما مدیر یک مجموعه کوچکی هستید که به دلایلی نمی توانید مواقع مشخصی از روز را در دفتر کارتان حضور داشته باشید.

اگر هر کدام از کارمندان شما در این مواقع برای انجام کارهای شخصی از محیط کاری خارج شوند و به شما اطلاع ندهند، شما چگونه متوجه عدم حضور آنها در این ساعات خواهید شد؟ این فکر را هم نکنید که سایر کارمندان به شما اطلاع دهند! خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خودتان را با ما به اشتراک بگذارید.