مهارت های خود مدیریتی چیست و چگونه می توان آنها را ارتقا بخشید؟

مهارت های خود مدیریتی چیست؟

مهارت های خود مدیریتی (به انگلیسی: Self-management skills) توانایی هایی است که به افراد اجازه می دهد افکار، احساسات و اعمال خود را کنترل کنند. اگر مهارت های خودمدیریتی قوی دارید، می توانید به طور مستقل اهدافی را تعیین کنید و برای دستیابی به آنها ابتکار عمل داشته باشید.

خودمدیریتی هدفمند می تواند به شما کمک کند، مسیر زندگی حرفه ای خود را هدایت کرده و اطمینان حاصل کنید که به دنبال فرصت هایی هستید که شما را به اهداف تان نزدیک تر می کند. به طور خلاصه خودمدیریتی یعنی متکی بودن و تسلط به خود و عدم دلبستگی و وابسته نبودن به دیگران. البته باید تأکید کنیم که خودمدیریتی بدون انظباط فردی پوچ است.

مهارت های خودمدیریتی به مسئولیت پذیری در زمینه های زیر تمرکز دارد:

• سازماندهی (Organization)

شما می توانید مهارت های سازمانی خود را با انرژی و توانایی های ذهنی خود در زمان و مکان مناسب برای ایجاد نظم و بهبود عملکرد به کار بگیرید. اگر از نظم خوبی برخوردار باشید، می توانید فعالیت های مهم را برنامه ریزی، اولویت بندی و اجرا کنید و مسئولیت های اساسی محل کار خود را خودتان مدیریت کنید.

• تعیین هدف (Goal setting)

تعیین هدف، توانایی تعیین آن چیزی است که شما می خواهید به روشی کاملاً مشخص به آن دست یابید. اگر در زندگی خود ارزش هایی داشته باشید، به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید چه چیزی در زندگی و محل کار مهم است و بر این اساس یک برنامه عملی ایجاد کنید که به شما در دستیابی به اهدافی همسو با این ارزش ها کمک کند. این مهارت برای حفظ بهره وری در محل کار لازم است زیرا شما را قادر می سازد زمان و اقدامات خود را با قدرت و تسلط بیشتری مدیریت کنید.

• مدیریت زمان (Time management)

با داشتن مهارت های مدیریت زمان، توانایی این را خواهید داشت تا وظایف را اولویت بندی کنید، از حواس پرتی پرهیز کرده و تمرکز خود را حفظ نمایید. مدیریت موثر و کارآمد زمان در محل کار به تعیین و پایبندی به ضرب الاجل ها و انجام کارها در موعد مقرر، کار همزمان روی یک موضوع و واگذاری مسئولیت های مناسب کمک می کند. مدیریت وقت خود بخشی اساسی در خود مدیریتی است.

• خود انگیزشی (Self-motivation)

خود انگیزشی توانایی آغاز و اتمام کارها و وظایفی است که می دانید باید انجام شود. هنگامی که خود انگیخته باشید، یعنی خودتان به خودتان انگیزه بدهید، کارهای احتمالی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف تان را انجام داده و مشکلات را پیش بینی و راه حل برطرف کردن آنها را برنامه ریزی می کنید.

شما توسط انگیزه و میل خودتان برای موفقیت هدایت می شوید و نه توسط عوامل بیرونی؛ که این امر باعث می شود در محیط کار مفید باشید. خود انگیزشی آن قسمتی از خود مدیریتی است که پیشرفت رو به جلو را با پروژه ها و فعالیت های خودتان تضمین می کند. خود انگیزشی یعنی بدون اینکه چوب بالا سرتان باشد، کارها را به نحو احسن انجام دهید.

• مدیریت استرس (Stress management)

مدیریت استرس می تواند اشکال مختلفی داشته باشد، از داشتن یک رژیم غذایی سالم گرفته تا انجام فعالیت هایی مانند مراقبه. مدیریت عوامل استرس زا در محیط کار می تواند به شما در حفظ آرامش در حین کار کمک کند. استرس قبل از اینکه به مشکل تبدیل شود، با کنترل آن می توانید بر اهداف خود تمرکز کرده و به طور مداوم پیشرفت کنید. مدیریت استرس به شما کمک می کند تا احساسات خود را مدیریت کرده و رفتار حرفه ای خود را در محل کار حفظ کنید.

• پاسخ دهی (Accountability)

مسئولیت پذیری یا پاسخدهی، عمل در اختیار گرفتن مالکیت شخصی افکار و اعمال می باشد. هنگامی که مسئولیت کارهایی که انجام می دهید را قبول می کنید، برای ارزیابی کار خود و تعیین بهترین روش های انجام آن کار، از توانایی بالاتری برخوردار هستید.

چگونه مهارت های خود مدیریتی را بهبود بخشیم؟

مهارت های خود مدیریتی خود را با تمرکز روی تبحر هدایت گری، ارزیابی و ارتقای کیفی وظایف روزانه خود تقویت کنید. در اینجا چند روش وجود دارد که می توانید از آنها برای بهبود مهارت های خودمدیریتی بهره بگیرید:

۱- نقاط قوت خود را ارزیابی کنید. (Assess your strengths)

مشخص کنید که در چه کارهای حرفه ای، بهترین عملکرد را دارید و برای به حداکثر رساندن توانایی های خود در این زمینه ها تلاش کنید. درک نقاط قوت به شما کمک می کند مسیر شغلی خود را به گونه ای مدیریت کنید که از مهارت هایی که در آنها تبحر دارید بیشترین بهره را ببرید.

۲- مسئولیت های خود را اولویت بندی کنید. (Prioritize your responsibilities)

به صراحت مشخص کنید که کدام مسئولیت ها مهمترین هستند و توجه خود را  روی آنها متمرکز کنید و از حواس پرتی هایی که شما را از آنچه مهم است دور می کند، اجتناب نمایید.

۳- سیستم های سازمانی را توسعه دهید. (Develop organizational systems)

روش های موثر و کارآمدی پیدا کنید که به شما در مدیریت زمان کمک کند، فعالیت های روزمره شما را ساده نماید. این روش ها ممکن است شامل استفاده از کتاب برنامه ریزی و دستورکار، نصب اپلیکیشن مدیریت زمان بر روی تلفن و یا ایجاد سیستم بایگانی در میز کار شما باشد.

۴- ضرب الاجل های دقیق ایجاد کنید. (Create strict deadlines)

به هر مرحله از یک پروژه، یک مهلت و ضرب الاجل اختصاص دهید و طبق برنامه زمان بندی شده عمل کنید. برای انجام تعهدات خود در زمان مقرر یا پیش از موعد مقرر، خود را مسئول بدانید و در صورت لزوم ساعت های بیشتری را برای رسیدن به آن مرحله تعیین کنید. طبق قانون پارکینسون هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد.

۵- هر زمان یک کار را انجام دهید. (Perform one task at a time)

در هر لحظه، وقت، انرژی و توانایی های خود را بر روی یک کار واحد متمرکز کنید. قبل از اینکه به کار دیگری بپردازید، کار قبلی را به طور کامل انجام دهید تا بتوانید وقت و تلاش خود را به طور موثر و کارآمد مدیریت کنید.

۶- صبر را تمرین کنید. (Practice patience)

حسی از آرامش را حفظ کنید تا بتوانید واضح و هدفمند فکر کنید. به دیگران اهمیت دهید و سعی کنید به نیازها و تجربیات آنها توجه داشته باشید تا بتوانید به گونه مفید تری به آنها کمک کنید.

۷- مراقب سلامتی و تندرستی خودتان باشید. (Take care of your health and wellness)

یک رژیم غذایی مناسب داشته باشید، به طور منظم ورزش کنید، از بهداشت شخصی خود غافل نشوید و به طور فعال روی کاهش عوامل استرس خود تمرکز نمایید. برای کشش و پاکسازی ذهن خود، استراحت کنید، از میان وعده های سالم در محل کار خود تغذیه نمایید و بدنبال فرصت هایی برای فعالیت بدنی مانند پیاده روی سریع در میان تایم ناهار خود باشید.

۸- پیشرفت خود را ارزیابی کنید. (Evaluate your progress)

با تعیین مراحل و پیگیری دستاورد های خود در مسیر هدف، پیشرفتی که در رسیدن به اهداف خود به دست آورده اید را ارزیابی کنید و ببینید آیا به آن اهداف نزدیک شده اید یا خیر! برای دستیابی به ارزیابی دقیق، از یک مربی یا بیزینس کوچ کمک بخواهید و از این بازخورد برای بهبود خود مدیریتی استفاده کنید.

مهارت های خود مدیریتی در محل کار

مدیریت دقیق فعالیت ها در محل کار می تواند به شما در دستیابی به اهداف حرفه ای کمک کند. برای تمرین خود مدیریتی در محل کار و داشتن یک برنامه موثر و کارآمد از نکات زیر استفاده کنید:

• به موقع و کاملاً آماده در جلسات حاضر شوید (Arrive at meetings on time and fully prepared)

اگر می دانید قرار است جلسه ای برگزار شود، روز قبل وقت خود را صرف جمع آوری هرگونه اطلاعاتی که ممکن است لازم داشته باشید، بکنید و به سوالاتی فکر کنید که قرار است در آن جلسه پرسیده شود. همچنین می توانید ساعاتی قبل از جلسه، سوالات و یادداشت های خود را مرور کنید تا مطمئن شوید که بر اهداف جلسه متمرکز شده اید و می توانید یک مشارکت کننده قوی در آن جلسه باشید.

• یک برنامه کاری منظم داشته باشید (Keep an organized agenda)

می توانید یک برنامه زمان بندی شده دقیق از وقایع، ضرب الاجل ها یا جلسات تهیه کنید تا بتوانید پروژه ها، وظایف و مسئولیت های خود را بهتر مدیریت کنید. استفاده از اپلیکیشن های مربوط به این زمینه، برای سازماندهی کار ها می تواند مفید باشد.

•  قبل از ترک کار برای روز بعد برنامه ریزی کنید (Plan for the next day before leaving work)

برای مدیریت تقویم کاری خود، پایان هر روز وقت بگذارید، لیست برنامه های جدید را بنویسید یا برنامه های خود را سازماندهی کنید و در آن کارهایی را بگنجانید که روز بعد باید تکمیل کنید. همچنین می توانید کارهایی که انجام داده اید را بررسی کنید تا ببینید چقدر در رسیدن به اهداف روزانه خود موفق بوده اید.

• اهداف پروژه را توضیح دهید (Outline project goals)

ضرب الاجل های دقیق را تعیین کرده و با استفاده از تقویم، آنها را روزانه، هفتگی، ماهانه و یا فصلی پیگیری کنید. هدف از انجام یک پروژه خاص را توضیح داده و تاکید داشته باشید که دست یابی به آن هدف چقدر مهم است.

• پروژه ها را زودهنگام ارزیابی کنید (Assess projects early)

قبل از شروع یک پروژه سوالاتی را بپرسید تا اطمینان حاصل کنید که دقیقاً نقش شما در این پروژه چیست! همچنین می توانید پس از شروع کار، سوالاتی را بپرسید تا اطمینان حاصل کنید که مسیر را به درستی انتخاب و طی کرده اید یا اگر نیاز به تغییرات و تنظیم دوباره دارید، متوچه آن شوید.

مهارت های خودمدیریتی برای مصاحبه شغلی

کارمندانی که مهارت های خود مدیریتی موثر در آنها وجود دارد، یک سرمایه ارزشمند در هر محل کار می باشند. در هنگام مصاحبه شغلی، مطمئن شوید که مهارت های خودمدیریتی خود را به طور مناسب به رخ می کشید تا کارفرمایان، توانایی های شما را در این زمینه تشخیص دهند. توصیه می کنیم حتماً برای شناخت خودتان وقت بگذارید. خود مدیریتی این نیست که اجازه دهید کارها بر شما تسلط داشته باشند بلکه شما باید زمام امور همه کارها را در دست بگیرید.

مهارت های خاص خودمدیریتی مانند سازماندهی، مدیریت زمان و توانایی تعیین تارگت را در رزومه خودتان بنویسید. در توضیح جزئیات مسئولیت های شغلی سابق خود، می توانید نمونه هایی از مهارت های خودمدیریتی را نیز ارائه دهید. شما می توانید با توضیح چگونگی استفاده از این مهارت ها برای بهبود بهره وری یا کارآیی، اعتماد کارفرما را جلب کنید.

مثال: من از تقویم برای سازماندهی مسئولیت های روزمره و تعیین ضرب الاجل ها و مهلت های مشخص برای پروژه های بلند مدت استفاده می کردم. مدیریت سابقم با این کارها مطمئن می شد که من برای بررسی واقعیت کار و انجام تکالیف طبق برنامه وقت گذاشته ام. من همچنین ابتکار عمل را به عهده گرفتم تا سیستم تقویم خود را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارم تا به آنها در تنظیم بهتر کارهای روزمره کمک کنم و این امر باعث بهبود کارایی تیم در انجام کارهای محوله شد.

با رسیدن سر وقت و با آمادگی کافی، مهارت های خود مدیریتی خود را در مصاحبه نشان دهید. یک نسخه از رزومه خود داشته باشید و لباس مناسب بپوشید. قبلا در مورد شرکت تحقیق کنید تا بتوانید به پروژه های خاصی که اخیراً در مورد آنها با چالش روبرو شده اند، اشاره کنید. این کارها توانایی شما برای برنامه ریزی، تفکر از قبل، ابتکار عمل و خلاقیت را نشان می دهد.

هنگامی که به سوالات مصاحبه پاسخ می دهید، به دنبال فرصت هایی باشید تا بر توانایی های خودمدیریتی تان تأکید کنید. در مورد چگونگی تعیین اهداف، داشتن مهارتهای سازمانی قوی و آن تایم بودن بحث کنید و مثال های مشخصی از نحوه به وجود آمدن این توانایی ها در خودتان بیان کنید.

مثال: در آخرین کارم، برنامه های زمان بندی شده تمام کارمندان را اداره می کردم و برای تطبیق آنها با اعضای مختلف تیم ارتباط می گرفتم. من پیگیری می کردم که چه کسانی اغلب به دلایل تکراری مرخصی می گرفتند تا مطمئن شوم که برنامه ها همیشه دقیق هستند.