۱۰ عبارتی که رهبران بزرگ هرگز به کارمندان خود نمی گویند!

۱۰ عبارتی که رهبران بزرگ در محل کار به زبان نمی آورند!

به عنوان یک رهبر، مدیریت افراد احتمالاً همیشه سخت ترین وظیفه شما خواهد بود. آیا شما به طور موثر و کارآمد ابزار و پشتیبانی لازم را به کارمندان خودتان برای انجام کارشان می دهید؟ آیا آنها به شما و همکاران شان احترام می گذارند؟ آیا آنها نقش خودشان را متوجه شده و آن را به خوبی انجام می دهند؟ هر کدام از این سوالات احتمالاً ذهن شما را درگیر می سازند. اما کارمندان شما نمی دانند که به چه فکر می کنید. آنها نمی توانند افکار دقیق، قدردانی صمیمانه و کاری که شما در پشت صحنه انجام می دهید تا آنها موفق باشند را ببینند. تنها چیزی که فکر آنها را مشغول می سازد این است که شما چگونه با آنها رفتار می کنید و چه چیزی به آنها می گویید.

منظورتان را واقعاً بیان می کنید؟ یا اینکه اظهارنظرهایی که روزانه انجام می دهید باعث از بین رفتن روحیه کارمندان تان می شود، بر انگیزه آنها تأثیر منفی می گذارد و اعتماد را از بین می برد؟ وقت آن است که بفهمیم. در اینجا ۱۰ عبارتی آورده شده که رهبران بزرگ هرگز نباید هنگام صحبت با کارمندان از آن عبارات استفاده کنند.

۱- «من رییس هستم و آن کاری را باید انجام دهید که من می گویم» (Do what I tell you to do I’m the boss)

برخی از مدیران این عبارت را زمانی به کار می برند که کارمندی از انجام کاری امتناع ورزد. اگر استانداردهای متفاوتی را برای خودتان تعیین می کنید، نمی توانید انتظار داشته باشید که عیناً همان خواسته ها را کارمندان اجرا کنند. باید بدانید همه در کار خود تاحد ممکن متخصص هستند، هر کس در سازمان برای کار مشخصی توانایی دارد. استفاده از عبارت فوق هنگام صحبت، تحقیرآمیز و بی احترامی به کارکنان می باشد.

اگر یک کارمند متوجه نیست که چرا کاری باید انجام شود، جزئیات بیشتری را به او ارائه دهید تا به اهمیت آن پی ببرد. به آنها کمک کنید متوجه این موضوع باشند که انجام آنچه شما خواسته اید به نفع آنها، تیم و کل شرکت است. همچنین با گفتن: «به من کمک کن تا بفهمم چرا این کار را نمی توانی انجام دهی» می توانید دریابید که چرا یک کارمند نمی خواهد کاری را که از او خواسته شده انجام دهد. حتی اگر کارمند بازهم نه بگوید، شما می توانید بر اهمیت کار تأکید کنید.

۲- «وقت مرا تلف نکنید، ما قبلاً آن را امتحان کرده ایم» (Don’t waste my time; we’ve already tried that before)

افراد با به اشتراک گذاشتن افکار و ایده های خود در مورد فرآیندهایی که روزانه می بینند یا از آنها استفاده می کنند به شما ارزش و بها می دهند. این احتمال وجود دارد که ایده هایی که آنها به اشتراک می گذارند قبلاً فکر شده یا حتی قبلاً نیز امتحان شده اند. عباراتی مانند «ما قبلاً می دانستیم که» یا «ما قبلاً آنرا امتحان کرده ایم» می تواند بدون در نظر گرفتن دیدگاه جدید مانع ابتکار عمل و نوآوری شود. سعی کنید حتی برای جملات تکراری و اعمال امتحان شده، گوش شنوا داشته باشید.

رهبران بزرگ با یک تشکر ساده راهی عالی برای تشویق گفتگو و ایده های باز ارائه می دهند. می توانید بگویید «متشکرم که این موضوع را به اشتراک گذاشتید» یا بگویید «جالب است که شما این موضوع را مطرح کردید» یا با گفتن جملاتی مثل «بینش یا دیدگاه خود را در مورد چگونگی بهتر کردن آن با من در میان بگذارید» لطفا از مشارکت ها و دیدگاه های کارمندان تان نهایت استقبال را بکنید.

۳- «من از شما ناامید شده ام» (I’m disappointed in you)

این عبارتی است که والدین اغلب برای فرزندان خود استفاده می کنند. این ممکن است باعث شود که یک کارمند احساس کند مانند یک کودک با او رفتار می شود. در عوض، بازخورد خاص و سازنده ارائه دهید. به عنوان مثال بگویید «با اینکه از روال انجام پروژه ناامید شده ام اما پیشنهادات خاصی برای بهبود و تغییر آن دارم.» سپس مشکل را بیان کنید و برای پروژه بعدی برنامه مشخص و شفاف داشته باشید.

۴- «همه شما باید هر کاری را به موقع انجام دهید» (Do everything on time)

از روش بازخورد تفنگ ساچمه ای استفاده نکنید یعنی همه را به یک دید نگاه نکنید یا به اصطلاح همه را با یک چوب نزنید. اگر یک نفر باعث ایجاد مشکل شده، مثلاً دائم دیر به سر کار می آید؛ شما نباید به منظور اصلاح رفتار آن شخص، در گروهی که در شبکه های اجتماعی همه تیم عضو ان هستند، این موضوع را مطرح سازید.

فرد مقصر حتی ممکن است متوجه نشود که منظور شما او بوده است. بقیه اعضای تیم می توانند از نسبت دادن این مشکل به همه ناراحت و ناامید شوند. همچنین اگر مسئله ذکر شده در گروه ادامه یابد، کل تیم ممکن است از شما ناراحت شوند که چرا این موضوع را با خود کارمند مشکل آفرین مطرح نکرده اید. رهبران بزرگ این موضوع را مستقیماً و به صورت خصوصی با شخص مقصر مطرح می کنند و کارمندان دیگر را درگیر موضوعی که اطلاعی از آن ندارند، نمی سازند.

۵- «نیازی نیست که بفهمید چرا ما این کار را می کنیم. شما فقط باید اعتماد کنید که رهبر شما همیشه کارهای درست را انجام می دهد» (You don’t need to understand why we’re doing it this way. You just need to trust that your leadership will always do the right thing)

این فقط روش دیگری برای گفتن جمله «چون من می گویم» است که البته همیشه این ترفند را در زمان کودکی هنگام متوقف کردن سوالات به کار می بردیم، درست است؟ هیچ کس نمی خواهد احساس کند که مانند یک گوسفند باشد. همه می خواهند احساس کنند که عضوی از جامعه بزرگتری هستند که در واقع افکارشان برای دیگران اهمیت دارد و در سازمان به آن ارزش می دهند.

یک روش بهتر برای بیان این جمله می تواند این باشد: «ما تا آنجا که ممکن است تمام اطلاعات را در این تصمیم گیری لحاظ کرده ایم و پیشنهادات شما را در نظر گرفته ایم. مثل همیشه، ما به عقاید و افکار شما احترام می گذاریم اما به نظر می رسد این بهترین راه برای تیم، شرکت و سازمان ما باشد»

۶- «شما خوش شانس هستید که شغل دارید» (You’re lucky to have a job)

وقتی کارمندی نگرش منفی نسبت به انجام کار بیشتر دارد یا درخواست کار را عقب می اندازد، برخی مدیران از این جمله استفاده می کنند.

هیچ کس در محیطی که احساس کند به کارفرمای خود بدهکار است خوب کار نمی کند. اگر مدیر یک بخش از شرکت تان نمی تواند با یک کارمند خاص کار کند، باید به مشکلات عملکردی موجود بپردازید و راهی برای اصلاح آنها پیدا کنید یا در نهایت کارمند را از آن بخش به بخش دیگری منتقل نمایید. اگر کارمند شما وقتی از او خواسته می شود یک کار خاص را انجام دهد، جواب منفی می دهد؛ فقط به دنبال درک آن باشید. باید بگویید: «دلایل خود را به من بگو چرا نمی توانی» یا بپرسید «چه چیزی مانع شما می شود؟»

۷- «چرا این کار را نکردی؟» یا «چرا این کار را کردی؟» (?Why didn’t you do this? / Why did you do it that way)

کلمه چرا یک محرک قدرتمند برای توضیح یک چیز است اما این طبیعی است که وقتی کسی ما را با کلمه چرا؟ به چالش می کشد، احساس می کنیم که باید از استدلال، عقاید یا ارزش های خودمان دفاع کنیم. این کلمه باعث می شود تا فرد استدلال پشت یک فرآیند یا عقیده، یا ارزش پشت تصمیمی که گرفته شده را نخواهد بازگو کند و مقاومت نشان دهد. کلمه چرا اگر برای توضیح خواستن راجع به رفتار یک شخص مورد استفاده قرار بگیرد، می تواند یک محرک بی انگیزگی باشد.

به جای آن از کلماتی همانند چگونه یا چه کاری استفاده کنید. عباراتی مانند «چگونه می توانم کمکت کنم؟» یا «برای حمایت از شما چه کاری می توانم انجام دهم؟» گزینه های خوبی هستند.

۸- «این  کار را من انجام داده ام» (I did it)

رهبران بزرگ هرگز کاری که یک کارمند انجام داده است را خصوصاً در حضور تیم به خودشان نسبت نمی دهند و نمی گویند که خودشان آن را انجام داده اند. ادعای اینکه شما کاری را ارائه داده اید، چیزی را طراحی یا تولید کرده اید که در واقع توسط یک کارمند انجام شده، باعث تضعیف روحیه کارکنان تان می شود و باعث می شود به نظر برسد شما تمایل دارید تا همیشه در کانون توجه قرار بگیرید.

در عوض، لحظه ای وقت بگذارید تا از شخص یا تیمی که آن کار را کرده قدردانی کنید. همه کارکنان سپاسگزار این قدردانی بیان شده از طرف شما در حضور جمع خواهند بود و شما همچنان به عنوان رهبر آن شخص یا تیم اعتبار خواهید یافت.

۹- «امروز کارتان خوب بود» (Nice job today)

جمله ای مثل این جمله آنقدر مبهم است که نمی تواند تأثیرگذار باشد و باعث می شود کارکنان غیر از حضور در محل کار از انجام کارهایی که انجام داده اند مطمئن نباشند! این ممکن است باعث شود آنها باور کنند که شما واقعاً به کاری که آنها انجام می دهند توجه نمی کنید و فقط به کلیات فعالیت ها توجه نشان می دهید.

رهبران بزرگ در عوض گفتن این جمله، خاص می باشند. به عنوان مثال می گویند: «امروز صبح در مدیریت این مشتریِ ناراضی عملکرد خوبی نشان دادید، شما واقعاً صبر و تصمیم گیری عالی از خود ارائه کردید!»

۱۰- «مرخصی؟ آیا شما از مرخصی هاتون استفاده نکردید؟ یا چرا شما نیاز به مرخصی دارید؟» (Vacation? Didn’t you just take vacation? Why do you ؟need to go on vacation)

اظهاراتی از این قبیل می تواند باعث شود کارمندان به خاطر گرفتن مرخصی احساس بد یا گناه داشته باشند. در عوض با گفتن این کلمات از آنها حمایت کنید «مرخصی؟ خوش به حالت! مهم است که بین کار و زندگی تان تعادل برقرار کرده و مرخصی بگیرید. لذت ببرید!»

این ۱۰ عبارت را کافیست در مدیریت تیم خود لحاظ کنید تا تحول را احساس کنید. اگر شما تاکنون برخی از این عبارات را به کار می بردید نگران نباشید، برای ایجاد تغییر هیچوقت دیر نیست. به صحبت های کارمندان تان گوش دهید. آنها چه می خواهند؟ زبان بدن آنها واقعاً چه می گوید؟ در صورت لزوم برای روشن شدن مطلب، چند سوال اضافی بپرسید و اطمینان حاصل کنید که ۱۰ عبارت منفی بالا را با عبارات مثبت تر مانند عبارات پیشنهادی جایگزین کنید.