۷ استراتژی برای مدیریت زمان در هنگام دورکاری

مدیریت زمان

مدیریت زمان چرا مهم است؟! چون زمان گران بهاترین دارایی شما محسوب می شود، امکان ذخیره یا پس انداز آن وجود ندارد، بعد از دست رفتن آن دیگر کاری از دست هیچ کس بر نمی آید و…ضعف در مدیریت زمان می تواند باعث ایجاد و چالش های زیادی شود.

آیا می دانستید ۵۲ درصد نیروی کار در سرتاسر جهان حداقل یک بار در هفته در خانه دورکاری می کنند. باید بدانید دورکاری از قلمرو مدل کار آزمایشی خارج شده و کم کم دارد جای خود را در کسب و کار باز می کند و به یک رویه ثابت کاری مبدل می شود. در حالی که استفاده از اینترنت روز به روز در زندگی ما در حال افزایش است، دورکاری فقط کاری نیست که شما بتوانید آن را بدون دردسر انجام دهید. شما در نحوه ساختار و مدیریت زمان خود کاملاً تنها هستید بدون اینکه در فضای کار خود محدودیت فیزیکی داشته باشید یا مدیری که بر کار شما نظارت داشته باشد.

امکان توسعه مهارت های مدیریت کردن وقت، آسان است. طیف گسترده ای از نکات، ترفندها و روش ها برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد. برای آشنایی با ۷ مورد از بهترین استراتژی های مدیریت زمان برای دورکاری در ادامه با ما همراه باشید.

مدیریت زمان چیست؟ 

مدیریت زمان (به انگلیسی: Time Management) فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی نحوه تقسیم زمان بین فعالیت ها و اولویت های خاص است. برنامه ریزی و مدیریت زمان روشی است که ما زمان خود را بین فعالیت ها سازماندهی و توزیع می کنیم که نتیجه آن به حداکثر رساندن بهره وری کارکنان و دستیابی به اهداف است. مدیریت خوب زمان منجر به سطوح پایین تر استرس و سطوح بالاتر عملکرد شغلی و رضایت از زندگی می شود.

افراد با موفقیت بالا مولد به دنیا نمی آیند. در عوض، آنها مهارت های مورد نیاز برای انجام کارهای بیشتر را در زمان کمتری آموخته و تمرین کرده اند. بهره وری یک استعداد نیست. این یک مهارت آموخته شده است که هر فردی باید آن را توسعه دهد.

هدف مدیریت زمان به حداکثر رساندن زمانی است که صرف فعالیت های خاصی می کنید که به شما کمک می کند سریعتر به اهداف خود برسید. مزیت کنترل زمان به شما این امکان را می دهد که زمان انجام کارهای غیر مهم را کاهش و زمان کارهای مهم را افزایش دهید.

یکی از بهترین راه‌ها برای مدیریت بهتر زمان و انجام کارهای بیشتر این است که با یک مربی کار کنید تا به شما کمک کند تا اهداف خود را روشن کنید و یک برنامه و مسیر روشن برای برنامه ریزی و اولویت بندی زمان‌تان به طور مؤثرتری ایجاد کنید.

 مدیریت مؤثر و کارآمد زمان چه مزایایی دارد؟

  1. مدیریت زمان شامل عادات بهتر و بهره وری بیشتر است. چون به شما امکان می دهد در مدت زمان کوتاه تری نتایج بزرگ تری به دست آورید که منجر به آزادی بیشتر در زمان می شود، به شما کمک می کند بهتر تمرکز کنید، بهره وری بیشتری داشته باشید، استرس تان را کاهش دهید و زمان بیشتری برای گذراندن با افرادی داشته باشید که مهم ترین افراد در زندگی شما هستند.
  2. وقتی زمان را مدیریت می‌کنید، دستیابی به نتایج و اهداف بزرگ تر ساده و سازنده آسانتر است. یکی از مهم ترین مزایای مدیریت خوب و اصولی زمان در محل کار به این معنی است که می توانید کمتر کار کنید و به نتایج بزرگ تری برسید.
  3. تکنیک های موثر کنترل تمرکز و بهره وری شما را افزایش و همچنین حواس پرتی و اهمال کاری را کاهش می دهد. کنترل زمان خود، بهره وری شما را افزایش می دهد. همچنین به شما کمک می کند کارهای مهم خود را به سادگی و به آسانی انجام دهید.
  4. اگر زمان خود را به صورت بهبود یافته ای مدیریت نمایید، تمرکز شما افزایش می یابد، اعتماد به نفس ایجاد می شود و به شما امکان می دهد زمان خود را به طور موثرتری برنامه ریزی کنید.
  5. مهارتهای مدیریت موثر وقت به رهبران، کارآفرینان و صاحبان مشاغل کوچک کمک می کند تا به اهداف خود برسند.
  6. مدیریت عاقلانه زمان باعث بهبود تعادل بین کار و زندگی و افزایش شادی می شود.
  7. همچنین استرس را کاهش می دهد و به شما امکان می دهد سریعتر و آسان تر به اهداف خود برسید.
  8. مدیریت زمان برای شما در هر زمینه ای از زندگی مفید و برای کمک به شما در اولویت بندی بهتر و افزایش بهره وری مهم است.
  9. مدیریت خوب زمان همچنین باعث می‌شود تا در مورد نحوه سرمایه‌گذاری زمان خود دقیق تر شوید.
  10. به شما کمک می‌کند هوشمندانه تر کار کنید، نه سخت‌تر! بنابراین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید و فرصت های بزرگ‌تری را به دست آورید.
  11. مدیریت زمان برای کمک به شما در به حداکثر رساندن نقاط قوت و برنامه ریزی کارآمد روزتان مهم است.
  12. و تضمین می‌کند که کار سازنده‌تری در زمان کمتری انجام می‌دهید.
این مقاله را حتما بخوانید:  10 تکنیک طلایی تقویت و حفظ تمرکز در محل کار

چالش های زمان در دورکاری

به محض شروع کار از راه دور یا همان دورکاری، شما مسئولیت تمامِ وقت خود را از نحوه هزینه و ساختار آن گرفته تا نحوه پاسخگویی و متعادل نگه داشتن آن به عهده می گیرید.  مسئولیت پذیری کارکنان در زمان کار در دفتر یک مجموعه کاری بسیار سنگین است و دلیل بزرگی که باعث می شود در وهله اول بسیاری از افراد جذب دورکاری شوند. اما داشتن انبوهی از زمان سازماندهی نشده می تواند به سرعت شما را خسته کند، خصوصا وقتی متوجه می شوید که نمی توانید فقط قالب معمول ادارای را copy/paste کنید. چند مورد از بزرگترین چالش های مدیریت زمان از راه دور وجود دارد که باید به طور جدی در نظر بگیرید.

  • هیچ مرز فیزیکی بین کار و اوقات فراغت وجود ندارد.
  • کار شما به همان اندازه که در یک اداره قابل مشاهده است، بلافاصله قابل مشاهده نیست.
  • برای جبران این عدم مشاهده، شما برای اینکه باید بلافاصله از طریق  Slack و ایمیل در دسترس باشید در فشار خواهید بود.
  • هیچ کس به شمانمی گوید که در روز چقدر باید کار انجام دهید و فقط خودتان باید محدوده های کاری خودتان را تعیین کنید، که اگر این کار را نکنید، آدیگران برای زمان شما تصمیم خواهند گرفت.
  • بدون بازخورد مستقیم، تشخیص اینکه چقدر از وقت خود استفاده می کنید دشوار است.
  • از نظر آماری شما با شدت بیشتری نسبت به کار دفتری یا اداری کار خواهید کرد، استراحت کمتری خواهید داشت و ساعات بیشتری را صرف کار خواهید کرد.

۷ استراتژی مدیریت زمان برای کارمندان دورکار

۱- زمان خود را پیگیری کنید!

این مقاله را حتما بخوانید:  مهارت های خود مدیریتی چیست و چگونه می توان آنها را ارتقا بخشید؟

برای اینکه وقت خود را در یک برنامه زمانی مفید و کارآمد قرار دهید، ابتدا باید بفهمید که چگونه واقعا از آن استفاده می کنید. اولا پیگیری زمان به شما کمک می کند بفهمید که کارهای مختلف چه مدت طول می کشد، بنابراین می توانید از زمان برای کارهای مختلف در طول هفته خود استفاده بهینه ای بکنید.

ثانیا این کار به برجسته سازی ناکارآمدی و حواس پرتی کمک می کند، بنابراین شما می توانید به طور مداوم روند خود را ارتقا ببخشید. مثلا پیگیری زمان به شما نشان می دهد هر روز چند ساعت کار می کنید. بنابراین می توانید هرگونه عدم تعادل را جبران کرده و از خود در برابر فرسودگی شغلی محافظت کنید.

۲- یک روال کاری بی قاعده داشته باشید!

تقریبا ۴۰ درصد از مردم احساس می کنند که انعطاف پذیری و قابلیت تغییر در برنامه بزرگترین مزیت دورکاری می باشد اما شما هنوز هم به نوعی روال کاری معمول برای بهره مندی از مزایای آن نیاز دارید. ساعات اصلی ثابت را برای کار خود تعیین کنید از جمله ساعات اختصاصی در دسترس بودن تا همکاران بدانند چه موقع با شما تماس بگیرند و آن زمان انتظار پاسخ را داشته باشند.

آنچه را که می خواهید تا پایان هفته به دست آورید، مشخص کنید و کارهای لازم برای رسیدن به آن را مقرر دارید. همیشه سعی کنید مهمترین و معمولا پیچیده ترین وظایف خود را اول از همه انجام دهید و بیشتر تمرکز خود را روی آن کارها بگذارید. و این یک استراتژی مهم در مدیریت زمان می باشد.

۳- برای هر کاری زمان مشخصی تعیین کنید!

مسدود کردن زمان (Time blocking) یک روش بسیار موثر برای شروع کارها است. این کار مستلزم این است که برای فعالیتهای مختلف روزانه خود، قسمت های مشخصی از زمان را تعیین کنید و مطمئن باشید که میزان تلاش شما متناسب با ارزش کار شما خواهد بود.

مسدود کردن زمان همچنین فشار رقابتی سالمی را ایجاد می کند که به شما کمک می کند کارهای پیچیده و دلهره آور خود را شروع کنید. این کار به شما کمک می کند تا به حالت های جریان مولد (productive flow states) دست یابید و مهارت های خودتان را افزایش دهید.

۴- از رویدادها و جلسات آگاه باشید!

هیچ چیزی برای دورکاری بدتر از این نیست که از جریان یک جلسه یک ساعته که کاملاً آنرا فراموش کرده اید، آگاه نشوید. در حالی که فرصتی بی نظیر برای انجام کارهای عمیق پربارتر دارید اما هنوز باید رویدادها و تعهدات تیمی را زیر نظر داشته باشید.

قبل از تعطیل کردن کار روزانه، برنامه روز بعد خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید برای جلسات صبح زود آماده هستید و به نوعی مدیریت زمان فردا را انجام دهید. اگر رویدادها و وقایع تکراری باعث اخلال در الگوهای مولد شما می شوند، سعی کنید از یک برنامه ریز جلسات هوشمند استفاده کنید. ماهرترین این برنامه ریزها می توانند با جلسات غیرمولد بصورت هوشمند زمان بندی هفتگی شما را انجام دهند تا فضای بیشتری برای کارهای متمرکز داشته باشید بدون این هیچ چیزی در کار شما مزاحمت و اخلال ایجاد کند.

این مقاله را حتما بخوانید:  آموزش نوشتن رزومه کاری در 10 دقیقه + 6 رزومه ساز آنلاین

۵- محل کار خود را تغییر دهید!

جدا ازاینکه تغییر محل کار می تواند نوآورانه و مهیج می باشد، این کار می تواند به ایجاد یک جدایی جسمی مهم بین محل کار و آرامش شما کمک کند. وقتی همیشه در خانه  کار می کنید، می توانید در همه مواقع و خارج از ساعات کاری، ساعت های طولانی تری از کار در دفتر یا اداره مشغول به کار شوید.

رفتن به کافه، کتابخانه یا فضای کار مشترک فقط برای یک بعد از ظهر می تواند این مرز فیزیکی مفید را بین کار و استراحت ایجاد کند. یک دوره منظم یا کلاس ورزشی در اواخر ساعت کاری هم می تواند به نتیجه مشابهی برسد. برخی از افراد حتی برای دویدن یا پیاده روی در پایان روز کاری خود برنامه ریزی می کنند.

۶- نگذارید چیزی حواس تان را پرت کند!

بزرگترین چالش برای بهره وری و مدیریت زمان کارمندان دورکار مربوط به ارتباطات دیجیتال است. چون این افراد جلوی دید نیستند، این امر تواند باعث ایجاد اضطراب کارمندان دورکار شود چرا که احساس می کنند باید به هر گونه ایمیل، اسلک یا اعلان ابزاری فورا پاسخ دهند.

درک کنید: ارتباط ناهمزمان یا اسنکرون برای هر تیم کارآمدی لازم و ضروری است. برای اینکه تمرکز خود را از دست ندهید و هر زمان که بخواهید عمیقاً روی کاری تمرکز کنید، اعلان ها را مسدود کنید.

۷- زنگ تفریح خود را برنامه ریزی کنید و هر زمانی که این کار را انجام می دهید، احساس گناه نکنید!

علاوه بر اینکه نسبت به همکارانتان که در دفتر کار می کنند، ساعات طولانی تر ی را می توانید کار کنید، مطالعات نشان می دهد که کارمندان دورکار زنگ تفریح یا زمان استراحت کمی برای خود در نظر می گیرند که می تواند به فرسودگی شغلی منجر شود. بنابراین به جای اینکه به فکر مدیریت زمان و انجام هر مقدار کاری که از نظر جسمی می توانیم در یک ساعت مشخص انجام دهیم، باید محدودیت های شناختی خود را بشناسیم و با هوشمندی آنها را کنترل کنیم تا از عملکردمان بهره بیشتری بگیریم.

شما به عنوان یک کارمند دورکار باید به طور مداوم بین زمان کار و استراحت تان تعادل برقرار کنید. در ابتدای کار، ممکن است بخواهید یک وقت استراحت منظم داشته باشید. یادتان باشد که هیچ وقت بیش از ۹۰ دقیقه به طور مستمر کار نکنید. قرار نیست زمانِ استراحت ها زیاد باشد. حتی فقط یک میکرو وقفه دو دقیقه ای می تواند باعث بهبود عملکرد شناختی می شود. فقط لازم است که یادتان باشد که زمانی را به استراحت خود اختصاص دهید و بفهمید که این کار حق شماست.

منبع معتبری که در نوشتن این مطلب از آن استفاده کرده ایم: memory.ai

چقدر این مطلب برای شما مفید بود؟

میانگین امتیاز ۰ / ۵٫ تعداد آرا: ۰

اولین نفری باشید که امتیاز می دهید

تیم تولید محتوا

این مطلب توسط تیم تولید محتوای ایران فاندر تهیه شده است. ما در تلاش برای توسعه وب فارسی هستیم تا بهترین مقالات در هر زمینه ای را برای وبسایت ها تهیه کنیم. کیفیت محتوای این صفحه توسط متخصصین و کارشناسان ما بررسی و تایید شده است.

سفارش تولید محتوا
اینستاگرام سایت ایران فاندر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.