آموزش اصول سیستم سازی کسب و کار به زبان ساده

تعریف سیستم و تفکر سیستمی چیست؟ سیستم سازی کسب و کار یعنی چه؟

سیستم یعنی مجموعه ای از عناصر به هم پیوسته که خروجی مشخصی ایجاد می کنند.

تفکر سیستمی یعنی دیدن موضوعات در قالب یک سیستم.

سیستم سازی یعنی شرکت یا کسب و کارمان را به بخش ها و دپارتمان هایی با بازگشت سرمایه مثبت تقسیم کنیم. به زبان ساده تر در کسب و کارمان بخش ها یا دپارتمان هایی درست کنیم تا علاوه بر اینکه بازگشت سرمایه از آنها حاصل شود، بلکه به سوددهی هم برسند. کل هنر یک سیستم ساز این است که در کسب و کارش بخش هایی را درست کند که مستقل بوده و هر کدام بازگشت سرمایه مثبتی داشته باشند.

• سیستم سازی کسب و کار یعنی مستقل کردن کسب و کار از خودمان!
• بزرگترین مانع رشد کسب و کارتان خودتان هستید.
• یک سیستم ساز کسب و کار بیشتر طراح سیستم و پروژه است تا انجام دهنده کار!
• یک سیستم ساز حرفه ای فقط باید بر روی طراحی و بهبود بخش های مختلف کسب و کار وقت بگذارید، نه کمتر و نه بیشتر!
• اولین گام برای سیستم سازی این است که بوم مدل کسب و کار خود را طراحی کنید.

مثلاً اگر شما به عنوان مدیر یک شرکت طراحی سایت، علم سیستم سازی را بلد باشید، کافی است که فقط پروژه های طراحی سایت بگیرید و سپس پروژه ها را به بخش های مورد نظر بسپارید تا اقدامات لازم را انجام دهند و شما سود این پروژه ها را کسب کنید.

سیستم سازی چیزی نیست جز فرآیندی تکرار پذیر و سود ده! شما باید به گونه ای کسب و کارتان را سیستم سازی کنید که بتواند بدون شما هم به فعالیت خودش ادامه بدهد. یکی از علائمی که می تواند نشان دهد که شما واقعاً کسب و کارتان را سیستماتیک کرده اید این است که تماس های گوشی موبایل‌تان به کمترین تعداد خود برسد.

خبر خوب: سیستم سازی کاری بسیار راحت است، با آن کمتر خسته می شوید، خیلی بیشتر از زندگی کاری‌تان لذت می برید، در ضمن سودتان هم چند برابر می شود.

شما به احتمال زیاد کارمند هستید، نه کارآفرین!

بیشتر مردم صاحب کسب و کار نیستند، فقط یک شغل دارند! فکر نکنید که اگر شرکتی را تأسیس کردید و برای خودتان کار می کنید، صاحب کسب و کار شده‌اید.

خیلی از مردم فقط و فقط خویش‌فرما هستند و در واقع خودشان را استخدام کرده اند! اما اگر خودتان هم خودتان را استخدام کرده باشید، هنوز هم فقط یک کارمند خوب هستید و برای بدترین رئیس دنیا یعنی خودتان کار می کنید؛ قطعاً شما هم همانند بقیه کارمندان، مسیر سختی را برای ثروت سازی پیش رو خواهید داشت.

جذب و استخدام نیروی کار سخت است!

این یک واقعیت است که جذب و استخدام نیروی کار، جزو سخت ترین کارهای دنیا می باشد! استخدام نیروی کار دردسر بزرگی است که اگر آن را به درستی انجام دهید، به موفقیت بزرگی می رسید.

• شرکت های فامیلی، روابط فردی و خانوادگی را درگیر می کنند و ممکن است به خاطر اینکه کسی ناراحت نشود، فرصت همکاری با خیلی از افراد توانمند را در سازمان خود از دست بدهید.

هیچوقت هدف اصلی‌تان را فراموش نکنید! هدف اصلی شما این است که در سیستم سازی خبره شوید و بتوانید مشکلات را از راه دور حل کرده و افراد خوبی را استخدام کنید تا امور مربوط به کسب و کار شما را انجام بدهند.

۵ مزیت سیستم سازی کسب و کار کدامند؟

۱- کاهش هزینه

شما می توانید زمان خود را با واگذاری کارهای مختلف روزانه به افراد واجد شرایط، اولویت بندی کنید. این کار باعث می شود کل انرژی تان را در کاری صرف کنید که شما را به سود بیشتر برساند، نه اینکه کارهایی انجام بدهید که فقط وقت شما را بگیرد.

۲- افزایش کارایی

با حذف و کشف برخی از فعالیت های غیر ضروری، متوجه می شوید که در کجا منابع را هدر داده اید و در نهایت، کجا می توانید کارایی روزانه کسب و کارتان را افزایش دهید.

۳- عملکرد بهتر

داشتن برنامه کاری مشخص برای کار تیمی، باعث همکاری و سازگاری بهتر بین همه اعضای تیم می شود. در نتیجه تیم شما قادر خواهد بود که با اولویت بندی کارها، بر روی فعالیت های ثروت ساز تمرکز کند، پروژه ها را اصولی مدیریت نماید و در نهایت بازده کسب و کارتان را افزایش دهد.

۴- اوقات فراغت بیشتر

با یک کسب و کار منظم، حتی بدون حضور شما در محل کار، کارهای روزمره به صورت کاملاً حساب شده ادامه خواهند داشت. بنابراین وقت و انرژی شما آزاد شده و می توانید از این آزادی نهایت لذت را ببرید. شما با داشتن آرامش ذهنی و درگیری کمتر با مسائل کوچک کسب و کار، خیلی راحت تر می توانید راه حلی برای حل مشکلات موجود در شرکت چه از لحاظ مالی و… پیدا کنید.

۵- مدیریت غیرحضوری

یکی از بزرگترین مزایای سیستم سازی کسب و کار این است که بتوانید شرکت خود را بدون اینکه عملکرهای ارزشمند روزانه آن دچار آسیب بشود، با دور کاری اداره کرده و سرپا نگه دارید. با این کار خواهید توانست تعادل بین کار و زندگی خود برقرار کرده و با خانواده وقت بگذرانید و یا برای آینده شغلی خود برنامه ریزی کنید.

تفاوت مدیران فقیر و مدیران ثروتمند

• مدیران ثروتمند به گونه ای کسب و کارشان را مدیریت می کنند که پس از مدتی بتوانند بدون حضور در محل کار، بیزینس‌شان به فعالیت خودش ادامه بدهد.
• مدیران فقیر به طور ناخواسته، به گونه ای کسب و کارشان را مدیریت می کنند که همیشه حضورشان در محل کار الزامی باشد.

افراد ثروتمند در ازای ارزشی که ارائه می کنند، پول دریافت می کنند! مهم نیست این ارزش را چه کسی و چگونه به مشتری ارائه می دهد. کسب و کار شما باید بدون حضور شما هم این ارزش را به مشتریان ارائه کند. کسب و کارتان را به گونه ای سیستم سازی کنید که نیازی به حضور شما در محل کار نباشد. شاید بگویید که مشتریان به خاطر من به محل کار می آیند، آنها از من و کاری که انجام می دهم خوششان می آید!

باید بگوییم که خودتان را برای ورشکستی آماده کنید! چرا؟ چون آدم بسیار مهم و خاص در کسب و کارتان هستید و کسب و کارتان وابستگی بیش از اندازه به شما دارد. این یک واقعیت است که اینگونه نمی توانید ثروتمند شوید، اگر می خواهید در کسب و کارتان ثروت سازی کنید، باید استراتژی را تغییر بدهید.

رابرت کیوساکی (Robert Kiyosaki) سرمایه گذار و نویسنده کتاب «پدر پولدار، پدر بی پول» در چهار ربع نقدینگی افراد را به ۴ دسته تقسیم می کند:

• کارمند: کسی که شغل دارد و برای شخص دیگری کار می کند.
• خویش فرما: کسی که صاحب کسب و کاری است که خدمات اصلی اش را خود فرد ارائه می کند که این کسب و کار بدون آن فرد وجود خارجی نخواهد داشت؛ مثل درمانگرهایی که خدمات ماساژ انجام می دهند، لوله کش ها، مربی ها، آرایشگران، وکیل ها، سخنران ها و…
• صاحب کسب و کار: کسی که کسب و کاری دارد و آن کسب و کار بدون حضور آن فرد هم می تواند به فعالیت خود ادامه دهد.
• سرمایه گذار: کسی که در بازارهای سرمایه فعال است و در جریان های درآمدزایی مختلفی سرمایه گذاری می کند.

درآمدتان نباید محدودیتی داشته باشد!

اشتباه نکنید ممکن است شما درآمد محدود اما خوبی داشته باشید ولی ثروتمند نخواهید شد. بایستی حداقل درآمدی برای خودتان تعریف کنید، مثلاً بگویید که درآمدتان نباید از ۱ میلیارد تومان در سال کمتر باشد. سیستم سازی کسب و کار سخت تر از آن است که برای درآمد حداقل ۱ میلیارد تومان در سال بخواهید، خودتان را به دردسر بیندازید. درحالی که ۱ میلیارد تومان امروزه پول زیادی نیست و باید برای درآمدهای خیلی بالایی بجنگید.

بیاید با خودمان تکرار کنیم: من به خودم قول می دهم که در سال آینده، ۱ میلیلارد تومان درآمد داشته باشم! این جمله شاید برای کسانی مفید باشد که می خواهند کسب و کاری را راه اندازی کنند. شما اگر کسب و کار داشته باشید، درآمدتان نباید هیچ محدودیتی داشته باشد. البته سختی قضیه هم همینجا است.

مبادله پول در ازای زمان!

اگر بخواهید کسب و کاری داشته باشید و ارزشی ارائه کنید، در طول روز فقط ۲۴ ساعت زمان خواهید داشت و به اندازه زمانی که می گذارید، درآمد کسب خواهید کرد. هر وقت این بازه زمانی ۲۴ ساعته روزانه به پایان برسد یعنی درآمدزایی شما هم به پایان رسیده است. متأسفانه زمان محدود است و ساعتی کار کردن شما را به ثروت نمی رساند و با این کار در مسیر ورشکستگی و یا امرار معاش قدم بر می دارید.

با یک حساب سرانگشتی، اگر به ازای زمانی که می گذارید پول می گیرید، احتمالاً ورشکسته خواهید شد. زیرا زمان محدود است و شما پولی که در می آورید را یا در بیزینس تان و یا برای زندگی خودتان خرج خواهید کرد و رفته رفته با اوضاع ناپایدار اقتصاد ایران، هر لحظه امکان دارد، کسب و کارتان از بین برود. اگر هم از بین نرود، حداقل باید ثروتمند شدن را باید فراموش کنید.

وقتی درآمدتان وابسته به کار کردن شما و حضور فیزیکی شما باشد، نمی توانید ثروتمند شوید. باید کاری انجام دهید که بتوانید بدون حضور خودتان و وابستگی به زمان، درآمدزایی داشته باشید.

در سیستم سازی کسب و کار، پول در به کارگیری Backend است!

بخش فرانت اند (Frontend) کسب و کار سردردآور و بخش بک اند (Backend) آن پولساز است! چرا؟ چون پرهزینه ترین اقدام در هر کسب و کار جذب مشتری برای بار اول می باشد اما اگر مشتری شما را بشناسد و دوست تان داشته باشد، یعنی در قلمروی کسب و کار شما قرار گرفته است و راحت تر می توانید محصولات بیشتری به او بفروشید. بنابراین زمانی پولسازی در Backend صورت می گیرد که بتوانید بدون هیچ هزینه اضافی محصولات بیشتری را بفروشید!

• بک اند: سیستم و عملیاتی که برای حفظ و فروش دوباره به مشتری صورت می گیرد.
• فرانت اند: سیستم و کلیه عملیاتی که برای جذب مشتری صورت می گیرد.

بزرگترین معدن طلایی که در کسب و کار در اختیار دارید، پایگاه داده مشتریان تان است! اگر پایگاه داده تان را به ما بدهید، در کمتر از یکسال می توانیم فروش تان را چند برابر کنیم زیرا حکم طلا را دارد. آیا شما به بهترین و کارآمدترین شکل ممکن از این پایگاه داده استفاده می کنید؟

بعضی مواقع صاحبان کسب و کار، محصولاتشان را به درستی به مشتریان معرفی و عرضه نمی‌کنند، از این رو هزینه های خیلی زیادی متقبل می شوند تا مشتریان بالقوه جدیدی پیدا کنند! به همین دلیل است که بایستی سیستم FeBe (Frontend-Backend Strategy) را طراحی کنیم.

بک اند شما باید سیستمی را طراحی کند که به طور مداوم محصولات بیشتری را به مشتریان فعلی تان معرفی و عرضه کند.

برخی از کسب و کارها ذاتاً در معرفی محصول و جذب مشتری عملکرد خوبی دارند، در مقابل تعدادی از کسب و کارها عملکرد خوبی در جذب مشتری دارند اما در معرفی محصول به مشتری و ترغیب آنها به خرید، خیلی ضعیف عمل می کنند. شما باید سیستمی داشته باشید که در وهله اول مشتری را به سمت کسب و کارتان بکشانید و بعد با سیستمی کاملاً متفاوت، هماهنگ و یکپارچه برای حفظ مشتری و فروش بیشتر تلاش کنید.

فرض کنید شخصی به سراغتان می آید و قصد خرید کسب و کارتان را دارد و در مرحله اول این سوالات را از شما دارد:

• خریدار به شما می گوید: من کسب و کار پولساز شما را دوست دارم و داشتم به این فکر می کردم که شاید به شما پیشنهاد خریدش را بدهم! او در ادامه می پرسد: روش جذب مشتری شما به چه شکلی است؟ چگونه مشتریانتان را به سمت کسب و کارتان می کشانید؟
• شما در جواب می گویید: من فلان سیستم را برای جذب مشتری در وهله اول به کار می گیرم و سپس با فلان سیستم برای حفظ آنها تلاش می کنم.

اما اگر اینگونه پاسخ دهید: «هرازگاهی یک آگهی در روزنامه می دهیم، تراکت پخش می کنیم و هر ازچندگاهی بازاریابی حضوری هم داریم!» در واقع کسب و کارتان را زیر سوال می برید چون پاسخ سطح پایین و گنگی داده اید.

سپس خریدار در مرحله دوم این سوال را از شما می پرسد:

• خریدار به شما می گوید: در دفعه اول مشتری را جذب کردید، برای دفعات بعدی چگونه محصولات تان را به آنها معرفی می کنید؟
• شما در جواب می گویید: ما هر ماه یک ایمیل برای مشتریانمان می فرستیم و در شبکه های اجتماعی محصولات جدیدمان را معرفی می کنیم و هر ۳ ماه یکبار یک مهمانی کوچک برگزار کرده و معارفه محصول داریم.
• خریدار می گوید: آفرین این یک روش متداول و خیلی خوب برای بازاریابی است! خیلی جالب است که کسب و کارتان مثل یک دستگاه اتوماتیک به نظر می رسد. شما یک سیستم برای جذب مشتری و یک سیستم دیگر برای حفظ و ارائه محصولات بیشتر به همان مشتریان دارید. این یک کسب و کار درست و حسابی است.

حالا فرض کنید یکی از سیستم های شما درست کار نمی کرد و عملکرد خوبی نداشت، مطمئن باشید پول زیادی را از دست می دادید و شانس از کسب و کارتان روی بر می گرداند. تنها کسی که هر دو سیستم را به خوبی و به شکلی یکپارچه و هماهنگ پیش ببرد، می تواند به موفقیت برسد! در واقع اگر هر دو سیستم را در کنار هم داشته باشید و پیش ببرید، تازه آن زمان می توانید بگویید که یک سیستم بازاریابی حساب شده دارید.

قطعاً شما افرادی را می شناسید که در جذب مشتری خوب عمل می کند اما در مرحله حفظ و فروش دوباره به مشتری، عملکرد خوبی ندارند چون تمام تمرکزشان را معطوف به جذب مشتریان جدید کرده اند. به احتمال زیاد افرادی را هم می شناسید که در جذب مشتری ضعیف عمل می کنند اما اگر بتوانند مشتری را جذب کنند، در مرحله بک اند به خوبی عمل می کنند و محصولاتشان جدیدشان را به شکل فوق العاده ای به مشتریان فعلی شان پرزنت کرده و می فروشند. قطعاً با ما موافقید که تعداد افرادی که هر دو مرحله را به خوبی پیش می برند، خیلی هم زیاد نیستند.

ایجاد قیف فروش و بازاریابی برای اتصال بک اند به فرانت اند

باید بدانید قضیه اصلی این است که تا به امروز کسی نحوه سیستم سازی کسب و کار با روش بک اند و فرانت اند (FeBe) را برای شما توضیح نداده، پس طبیعی است که ندانید چگونه این دو سیستم را در کنار هم به کار بگیرید. ساده ترین روشی که برای این کار می شناسیم، داشتن سیستم قیف فروش و بازاریابی می باشد که در مقالات قبلی ایران فاندر مفصل در موردش صحبت کردیم.

به کمک سیستم قیف بازاریابی و فروش می توانید مشتریان را با روال کاری خودتان آشنا کنید و به نوعی سیستم فرانت اند و بک اند خود را یکپارچه کنید. در این روش مشتریان بالقوه احتمالی که قرار است به بالفعل تبدیل شوند، در بالای قیف قرار می گیرند. کار با مشتری باید با چیزی شروع شود که زمان و هزینه زیادی از شما نگیرد و ریسک کمی داشته باشد چون مشتری هنوز شما را به خوبی نمی شناسد و شما باید در مرحله اول آنها را به سمت خودتان جذب کنید.

یکی از بهترین روش ها برای این کار، ارائه اطلاعات و آموزش های رایگان است زیرا هزینه و وقت زیادی از شما نمی گیرد و هم شما با متخصص نشان دادن خودتان باعث می شوید مشتری شما را فردی معتبر در نظر بگیرد و به سمت شما کشیده شود. در ابتدا کار باید نقش معلم را بازی کنید و یک مشاور خوب باشید، سپس داشتن یک محصول باکیفیت و کاربردی باعث می شود که آنها به سمت شما بیایند.

شما می توانید سیستمی برای محصولات تان (همراه با قیمت) تهیه کنید که به آن قیف قیمتی محصولات می گویند. مثلاً به این شکل:

• محصول و اطلاعات رایگان
• محصول ۵۰۰ هزار تومانی
• محصول ۳ میلیون تومانی
• محصول ۱۰ میلیون تومانی
• محصول ۱۰۰ میلیون تومانی
• محصول ۱ میلیارد تومانی

بیشتر مردم، محصول گران قیمتی ندارند که بخواهند به مشتری ارائه دهند. با روشی که برایتان گفته شد، فقط کافی است که جای خالی را با لیست قیمت محصولات خودتان پر کنید و بعد محصولاتی را تولید و عرضه کنید که با این رده بندی قیمتی همخوانی داشته باشد.

البته شما باید قیمت های خودتان را بنویسید؛ رده بندی قیمتی شما نباید عیناً همانند چیزی باشد که به شما گفتیم و می توانید رده بندی متفاوتی داشته باشید که آن هم وابسته به نوع بیزینس و محصولات تان می باشد. ممکن است رده بندی شما شامل ۳ مرحله، ۵ مرحله و یا ۲ مرحله باشد؛ پس اصل مطلب را بگیرید.

فرقی نمی کند که چه محصول گران قیمتی را عرضه می کنید اما باید چیزی برای عرضه کردن در Backend و با رده قیمتی بالا داشته باشید، چون انرژی و زمان زیادی برای جذب مشتری صرف کرده اید و اگر محصول بهتر و باکیفیت تر برای عرضه کردن به مشتری نداشته باشید، کسب و کارتان شکست می خورد. نمی خواهید که در بالای قیف باقی بمانید (رده بندی پایین) و با قیمت پایین امرار معاش کنید، چون خیلی از کسب و کارها خودشان را درگیر بالای قیف ساخته اند.

درست در انتهای قیف است که ثروت سازی صورت می گیرد، در بالای قیف فقط باید مشتری را گرم و آماده خرید کرد. فقط کافی است جای خالی موجود در قیفی که برای شما نوشتیم را پر کنید.

قیفی برای Frontend و Backend خود بکشید و جاهای خالی مربوط به قیمت را پر کنید. البته که باید همیشه و تا آخر عمر این کار را انجام دهید چون همیشه باید پکیج های جدیدی ارائه دهید و در نتیجه تغییراتی در آن قیف اعمال کنید. یادتان باشد که به طور مداوم باید پکیج محصولات خودتان را تغییر بدهید و محصولات جدیدی به آنها اضافه کنید.

چه پکیجی می توانید ارائه دهید که قیمت آن ۱۰ میلیون، ۱۰۰ میلیون و بالای ۱ میلیلارد تومان باشد؟ الان با خودتان می گویید که چرا چند سال قبل این کار را انجام ندادم و برای خودم قیف قیمتی محصولات را ننوشتم.

لطفا به فکر آینده کسب و کار و زندگی‌تان باشید!

باید کاری کنید که مشتریان بتوانند ویژگی های فوق العاده‌تان را که قبلاً در شخص‌ خودتان می دیدند، امروز در کسب و کارتان ببیند. بایستی به گونه ای ویژگی های بی نظیر خود را در کسب و کارتان بگنجانید که جایگزین شما باشد و کماکان همان ارزش فوق العاده و حس خوب را به مشتری ارائه بدهد. این یعنی سیستم سازی کسب و کار

احتمالاً می گویید که هیچکس جای من را نمی گیرد، بهتر از خودم را پیدا نمی کنم، این کار را خودم بهتر از هر کسی انجام می دهم و… باید بگوییم ایرادی ندارد به شرط اینکه دیگر به فکر آزادی زمانی و مالی نباشید! از خواب غفلت بیدار شوید و این حقیقت را بپذیرید که شاید دیگران مثل شما کامل و حرفه ای نباشند، اما می توانند از پس کارها بر بیایند.

اگر عاشق کسب و کارتان هستید، پس به خودتان سخت نگیرید چون می توانید افرادی را پیدا کنید که شبیه شما باشند یا پرورش شان بدهید که شبیه شما شوند. لطفاً بهانه نیاورید! امیدورام ۶ ماه بعد از مطالعه این مقاله بیاستید و به خود بگویید که من توانستم کسب و کارم را طوری سیستم سازی کنم که بدون حضور من هم به فعالیت خود ادامه دهد.